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Fälligkeiten und Einreichungstermine für Beitragsnachweise

Die Fälligkeit der Beiträge ist im § 23 Absatz 1 Sozialgesetzbuch - Viertes Buch - (SGB IV) festgelegt. Hieraus ergibt sich einerseits die Verpflichtung des Arbeitgebers zur fristgerechten Zahlung, andererseits erwächst hieraus auch der Anspruch der Minijob-Zentrale auf die Beiträge.

Die vom Arbeitgeber zu leistenden Abgabenzahlungen werden monatlich fällig. Die gesetzlichen Bestimmungen lassen somit keinen Aufschub hinsichtlich der Fälligkeit der Abgaben zu. Unerheblich ist dabei auch, ob das Arbeitsentgelt aus dem Minijob nur jährlich, halbjährlich oder quartalsweise gezahlt wird. Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge sowie die Pauschalabgaben für geringfügig Beschäftigte sind in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. Ein eventuell verbleibender Restbetrag ist mit der nächsten Fälligkeit zu zahlen. Zu diesem Termin ist auch eine eventuelle Überzahlung auszugleichen. Als Tag der Zahlung gilt grundsätzlich der Tag der Wertstellung zugunsten der Minijob-Zentrale.

Mit dem Beitragsnachweis weist der Arbeitgeber die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld nach. Der Beitragsnachweis ist spätestens drei Tage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln. Dies gilt auch dann, wenn es sich bei dem Einreichungstag um einen Sonn- oder Feiertag handelt. Arbeitgeber, die den Beitragsnachweis rechtzeitig übermitteln, vermeiden hierdurch, dass die Minijob-Zentrale ihrerseits die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld schätzt.


Fälligkeits- und Einreichungstermine im Jahr 2014

Unter Tools und Hilfen können Sie diese Termine auch für Ihren mobilen Terminkalender unter Android und iOS herunterladen und direkt importieren.


Hinweis: Die Minijob-Zentrale ist bei nicht pünktlicher Zahlung gesetzlich verpflichtet, für jeden angefangenen Monat des Zahlungsverzuges einen Säumniszuschlag in Höhe von 1 Prozent des rückständigen, auf 50 Euro nach unten abgerundeten Betrages zu erheben.

Wir empfehlen, den zu zahlenden Betrag direkt durch die Minijob-Zentrale mittels Einzugsermächtigung abbuchen zu lassen. Hierfür benötigen wir eine ausgefüllte und unterschriebene SEPA-Basislastschriftmandat.

Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld

Kann tatsächlich nur eine voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ermittelt werden, gelten für deren Bestimmung folgende Grundsätze:

  • Der Terminus „voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld“ stellt einen unbestimmten Rechtsbegriff dar. Es handelt sich hierbei nicht um einen bloßen Abschlag, dessen Betrag in das Belieben des Arbeitgebers gestellt ist.
  • Die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ist so zu bemessen, dass der Restbeitrag, der erst im Folgemonat fällig wird, so gering wie möglich bleibt. Dies wird dadurch erreicht, dass das Beitragssoll des letzten Entgeltabrechnungszeitraums unter Berücksichtigung der eingetretenen Änderungen in der Zahl der Beschäftigten, der Arbeitstage bzw. Arbeitsstunden sowie der einschlägigen Entgeltermittlungsgrundlagen und Beitragssätze aktualisiert wird.
  • Andere – im Ergebnis vergleichbare Berechnungen – sind zulässig, solange der Intention des Gesetzgebers Rechnung getragen wird, dass die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld keinen bloßen Abschlag darstellt, sondern tatsächlich der endgültigen Beitragsschuld nahezu entspricht.
  • Die Parameter, nach denen die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ermittelt wurde, sind nachprüfbar zu dokumentieren (§ 9 Absatz 1 Satz 1 Nummer 10 Beitragsverfahrensverordnung). Dabei genügt es, die für die Berechnung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld herangezogenen Parameter einmalig aufzuzeigen.

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt

Die Beiträge aus einmalig gezahltem Arbeitsentgelt werden im Rahmen der Regelungen über die Höhe der voraussichtlichen Beitragsschuld in dem Monat fällig, in dem das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt ausgezahlt werden soll. Dies gilt auch dann, wenn die Einmalzahlung zwar noch in dem laufenden Monat, aber erst nach dem für diesen Monat geltenden Fälligkeitstermin ausgezahlt wird.

Vereinfachungsregelung zur Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld

In der Praxis hat sich gezeigt, dass sich die Beitragsschuld bis zum Zeitpunkt der Abgabe des Beitragsnachweises häufig nicht rechtzeitig ermitteln lässt. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber eine Vereinfachungsregelung zur Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld ins Leben gerufen. Danach kann der Arbeitgeber den voraussichtlichen Beitrag in Höhe des Beitrags der Echtabrechnung des Vormonats zahlen. Ein verbleibender Restbetrag ist dann spätestens zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.

Um die Vereinfachungsregelung anwenden zu können, muss der Arbeitgeber allerdings eine der folgenden Voraussetzungen regelmäßig erfüllen:

  • Mitarbeiterwechsel oder
  • Zahlung von variablen Entgeltbestandteilen

Bei der Vereinfachungsregelung handelt es sich lediglich um eine Alternativmöglichkeit, die nicht zwingend anzuwenden ist. Der Arbeitgeber kann ebenso weiterhin die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld nach der herkömmlichen Verfahrensweise ermitteln.


Was bedeutet „regelmäßig“?

Regelmäßigkeit liegt vor, wenn in dem aktuellen Abrechnungsmonat und in den letzten zwei Monaten ein Mitarbeiterwechsel oder die Zahlung von variablen Entgeltbestandteilen zu berücksichtigen ist beziehungsweise war.

Der Arbeitgeber darf die Vereinfachungsregelung nicht mehr anwenden, wenn in den drei letzten Entgeltabrechnungszeiträumen weder ein Mitarbeiterwechsel stattgefunden hat, noch variable Arbeitsentgeltbestandteile vorgelegen haben.


Wann liegt ein Mitarbeiterwechsel vor?

Ein Mitarbeiterwechsel liegt vor, wenn:

  • ein geringfügig beschäftigter oder sozialversicherungspflichtiger Mitarbeiter neu eingestellt wird oder aus dem Unternehmen austritt.
  • ein Arbeitnehmer zwischen verschiedenen rechtlich eigenständischen Unternehmen innerhalb eines Konzerns wechselt.

Ein Mitarbeiterwechsel dagegen liegt nicht vor, wenn:

  • der Arbeitgeber eine natürliche Person mit verschiedenen Betrieben/Betriebsstätten ist und der Mitarbeiter innerhalb dieser Betriebe/Betriebsstätten seinen Arbeitsplatz wechselt.
  • der Arbeitgeber als Entleiher Leiharbeitnehmer nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) gewerbsmäßig zur Arbeitsleistung überlassen bekommt.


Was sind variable Arbeitsentgeltbestandteile?

Zu den variablen Arbeitsentgeltbestandteilen gehören insbesondere

  • Vergütungen für Mehrarbeit sowie
  • Zuschläge, Zulagen und ähnliche Einnahmen, die der Arbeitgeber zusätzlich zu Löhnen und Gehältern gewährt und deren Höhe erst nach Abschluss der Entgeltabrechnung ermittelt werden kann.


Einheitliche Anwendung der Vereinfachungsregelung

Hat der Arbeitgeber sich dazu entschlossen, die Vereinfachungsregelung anzuwenden, gilt diese Regelung für alle Einzugsstellen, an die Beiträge zu zahlen sind, gleichermaßen. Die Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags erfolgt dann auf Basis der Echtabrechnung.

Auf Beiträge aus Einmalzahlungen findet die Vereinfachungsregelung keine Anwendung. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt ist weiterhin in dem Monat zu berücksichtigen, in dem es der Arbeitgeber auch tatsächlich zahlt.

Hinweis:

Sowohl die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld als auch die Anwendung der Vereinfachungsregelung ist Gegenstand der Betriebsprüfung.

Die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ist so zu bemessen, dass der Restbetrag, der erst im Folgemonat fällig wird, so gering wie möglich bleibt. Ist die voraussichtliche Beitragsschuld zu niedrig festgelegt, sind grundsätzlich Säumniszuschläge durch den prüfenden Träger der Rentenversicherung zu erheben.

Die bloße Differenz zwischen voraussichtlicher und tatsächlicher Beitragsschuld als allerdings kein ausreichender Grund für die Erhebung von Säumniszuschlägen. Wählt der Arbeitgeber einen Berechnungsweg, der dem Ziel einer möglichst genauen Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld gerecht wird, liegen keine Anhaltspunkte für die Erhebung von Säumniszuschlägen vor. Nur wenn der Arbeitgeber die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld schuldhaft zu gering bemisst, kann der prüfende Träger Säumniszuschläge erheben.


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