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Fälligkeiten und Einreichungstermine für Beitragsnachweise

Die Fälligkeit der Beiträge ist im § 23 Absatz 1 Sozialgesetzbuch - Viertes Buch - (SGB IV) festgelegt. Hieraus ergibt sich einerseits die Verpflichtung des Arbeitgebers zur fristgerechten Zahlung, andererseits erwächst hieraus auch der Anspruch der Minijob-Zentrale auf die Beiträge.

Die vom Arbeitgeber zu leistenden Abgabenzahlungen werden monatlich fällig. Die gesetzlichen Bestimmungen lassen somit keinen Aufschub hinsichtlich der Fälligkeit der Abgaben zu. Unerheblich ist dabei auch, ob das Arbeitsentgelt aus dem Minijob nur jährlich, halbjährlich oder quartalsweise gezahlt wird. Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge sowie die Pauschalabgaben für geringfügig Beschäftigte sind in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. Ein eventuell verbleibender Restbetrag ist mit der nächsten Fälligkeit zu zahlen. Zu diesem Termin ist auch eine eventuelle Überzahlung auszugleichen. Als Tag der Zahlung gilt grundsätzlich der Tag der Wertstellung zugunsten der Minijob-Zentrale.

Mit dem Beitragsnachweis weist der Arbeitgeber die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld nach. Der Beitragsnachweis ist spätestens drei Tage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln. Dies gilt auch dann, wenn es sich bei dem Einreichungstag um einen Sonn- oder Feiertag handelt. Arbeitgeber, die den Beitragsnachweis rechtzeitig übermitteln, vermeiden hierdurch, dass die Minijob-Zentrale ihrerseits die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld schätzt.


Fälligkeits- und Einreichungstermine für Beitragsnachweise im Jahr 2014


Hinweis: Die Minijob-Zentrale ist bei nicht pünktlicher Zahlung gesetzlich verpflichtet, für jeden angefangenen Monat des Zahlungsverzuges einen Säumniszuschlag in Höhe von 1 Prozent des rückständigen, auf 50 Euro nach unten abgerundeten Betrages zu erheben.

Wir empfehlen, den zu zahlenden Betrag direkt durch die Minijob-Zentrale mittels Einzugsermächtigung abbuchen zu lassen. Hierfür benötigen wir eine ausgefüllte und unterschriebene SEPA-Basislastschriftmandat.

Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld

Kann tatsächlich nur eine voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ermittelt werden, gelten für deren Bestimmung folgende Grundsätze:

  • Der Terminus „voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld“ stellt einen unbestimmten Rechtsbegriff dar. Es handelt sich hierbei nicht um einen bloßen Abschlag, dessen Betrag in das Belieben des Arbeitgebers gestellt ist.
  • Die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ist so zu bemessen, dass der Restbeitrag, der erst im Folgemonat fällig wird, so gering wie möglich bleibt. Dies wird dadurch erreicht, dass das Beitragssoll des letzten Entgeltabrechnungszeitraums unter Berücksichtigung der eingetretenen Änderungen in der Zahl der Beschäftigten, der Arbeitstage bzw. Arbeitsstunden sowie der einschlägigen Entgeltermittlungsgrundlagen und Beitragssätze aktualisiert wird.
  • Andere – im Ergebnis vergleichbare Berechnungen – sind zulässig, solange der Intention des Gesetzgebers Rechnung getragen wird, dass die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld keinen bloßen Abschlag darstellt, sondern tatsächlich der endgültigen Beitragsschuld nahezu entspricht.
  • Die Parameter, nach denen die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ermittelt wurde, sind nachprüfbar zu dokumentieren (§ 9 Absatz 1 Satz 1 Nummer 10 Beitragsverfahrensverordnung). Dabei genügt es, die für die Berechnung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld herangezogenen Parameter einmalig aufzuzeigen.

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt

Die Beiträge aus einmalig gezahltem Arbeitsentgelt werden im Rahmen der Regelungen über die Höhe der voraussichtlichen Beitragsschuld in dem Monat fällig, in dem das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt ausgezahlt werden soll. Dies gilt auch dann, wenn die Einmalzahlung zwar noch in dem laufenden Monat, aber erst nach dem für diesen Monat geltenden Fälligkeitstermin ausgezahlt wird.

Vereinfachungsregelung zur Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld

Bei der Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld für die Arbeitgeber, deren Entgeltabrechnung regelmäßig durch

  • Mitarbeiterwechsel oder

  • die Zahlung von variablen Entgeltbestandteilen

geprägt ist, ist ein besonderes Berechnungsverfahren zugelassen. Danach kann die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld auf Grundlage der Beiträge des Vormonats bemessen werden.

Für die Anwendung der Vereinfachungsregelung reicht es aus, wenn eine der beiden Bedingungen (Mitarbeiterwechsel oder variable Entgeltbestandteile) regelmäßig erfüllt ist.


Was bedeutet „regelmäßig“?

Von einer Regelmäßigkeit ist dann auszugehen, wenn in der aktuellen Entgeltabrechnung und in den letzten zwei vorangegangenen Entgeltabrechnungen entweder ein Mitarbeiterwechsel oder die Zahlung eines variablen Arbeitsentgelts zu berücksichtigen ist bzw. war.

Regelmäßigkeit ist erst dann nicht mehr anzunehmen, wenn in den letzten drei Entgeltabrechnungszeiträumen vor der aktuellen Entgeltabrechnung weder ein Mitarbeiterwechsel noch die Zahlung variabler Arbeitsentgeltbestandteile bei der Entgeltabrechnung zu berücksichtigen war.


Wann liegt ein Mitarbeiterwechsel vor?

Ein Mitarbeiterwechsel liegt vor, wenn

  • geringfügige Beschäftigungen aufgenommen oder beendet werden.
  • Arbeitnehmer zwischen verschiedenen rechtlich eigenständigen Unternehmen innerhalb eines Konzerns wechseln.

Ein Mitarbeiterwechsel liegt nicht vor, wenn

  • Sie als Arbeitgeber eine natürliche Person mit verschiedenen Betrieben/Betriebsstätten sind und ein Arbeitnehmer zwischen diesen verschiedenen Betrieben/Betriebsstätten wechselt, hierbei handelt es sich lediglich um einen Arbeitsplatzwechsel innerhalb des Unternehmens.
  • Ihnen als Arbeitgeber nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) als Entleiher gewerbsmäßig Leiharbeitnehmer zur Arbeitsleistung überlassen werden.

Was sind variable Arbeitsentgeltbestandteile?

Bei der Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld sind auch variable Arbeitsentgeltbestandteile zu berücksichtigen. Sofern variable Arbeitsentgeltbestandteile zeitversetzt gezahlt werden und Ihnen eine Berücksichtigung dieser Arbeitsentgeltbestandteile bei der Beitragsberechnung für den Entgeltabrechnungszeitraum, in dem sie erzielt wurden, nicht möglich ist, können diese zur Beitragsberechnung dem Arbeitsentgelt des nächsten oder übernächsten Entgeltabrechnungszeitraumes hinzugerechnet werden.

Zu den variablen Arbeitsentgeltbestandteilen gehören insbesondere

  • Vergütungen für Mehrarbeit sowie
  • Zuschläge, Zulagen und ähnliche Einnahmen, die zusätzlich zu Löhnen und Gehältern gewährt werden, und deren exakte Höhe erst nach Abschluss der Entgeltabrechnung ermittelt werden kann.

Bei dieser Vereinfachungsregelung handelt es sich um eine Alternativmöglichkeit zur herkömmlichen Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld. Das bedeutet, dass Sie sich zwischen verschiedenen Ermittlungspraktiken entscheiden können.

Einheitliche Anwendung der Vereinfachungsregelung

Sollten Sie von der Vereinfachungsregelung (und damit der Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags auf Basis der Echtabrechnung des Vormonats) Gebrauch machen, gilt diese Regelung gegenüber allen Einzugsstellen einheitlich, an die Sie Beiträge zu zahlen haben. Die Vereinfachungsregelung kann bei einmalig gezahltem Arbeitsentgelt nicht angewendet werden.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld Gegenstand der Betriebsprüfung (§ 28p Absatz 1 SGB IV) ist. Wurde die voraussichtliche Beitragsschuld zu niedrig festgelegt, sind grundsätzlich Säumniszuschläge durch den prüfenden Träger der Rentenversicherung zu erheben (§ 24 Absatz 2 SGB IV).

Die Tatsache, dass zwischen der voraussichtlichen und der tatsächlichen Beitragsschuld eine Differenz entsteht, ist kein ausreichender Grund für die Erhebung von Säumniszuschlägen. Diese können jedoch dann erhoben werden, wenn die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld schuldhaft (im Sinne des § 24 Absatz 2 SGB IV) zu gering bemessen wurde.

Solange Sie einen Berechnungsweg praktizieren, der einer möglichst genauen Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld gerecht wird, liegen keine Anhaltspunkte für die Erhebung von Säumniszuschlägen vor.

Die zulässige Anwendung der Vereinfachungsregelung (§ 23 Absatz 1 Satz 3 SGB IV) ist ebenfalls Gegenstand der Betriebsprüfung.

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