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Beitragsnachweis

Für geringfügig Beschäftigte ist ein gesonderter Beitragsnachweis zu nutzen.

Mit dem Beitragsnachweis teilt der Arbeitgeber die Summe der Abgaben mit, die er insgesamt für alle Minijobber für einen Monat zahlen wird. Die Summe der Abgaben setzt sich dabei aus den Beiträgen zur Kranken- und Rentenversicherung sowie den übrigen pauschalen Abgaben zur Lohnsteuer, Arbeitgeberversicherung und Insolvenzgeldumlage zusammen.

Im Beitragsnachweis weist der Arbeitgeber die Abgaben nicht personengebunden, sondern als Gesamtbetrag aus. Im Beitragsnachweis ist auch die Steuernummer des Arbeitgebers anzugeben, wenn der Beitragsnachweis die Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte enthält.

Für eine möglichst einfache Berechnung der Beiträge und Abgaben stellt die Minijob-Zentrale einen Minijob-Beitragsrechner zur Verfügung.

Einreichung des Beitragsnachweises

Der Beitragsnachweis ist spätestens drei Tage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln. Dies gilt auch dann, wenn es sich bei dem Einreichungstag um einen Sonn- oder Feiertag handelt.

Arbeitgeber, die den Beitragsnachweis rechtzeitig übermitteln, vermeiden hierdurch, dass die Minijob-Zentrale ihrerseits die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld schätzt.

Wir weisen darauf hin, dass es unter bestimmten Voraussetzungen bzgl. der Termine für die Einreichung von Beitragsnachweisen bzw. für die Zahlung von Beiträgen eine Sonderregelung (jährliche Beitragszahlung) seitens der Minijob-Zentrale gibt, die bei einer monatlichen Betragshöhe von bis zu 7,00 Euro ermöglicht werden kann.

Maschinelle Übermittlung des Beitragsnachweises

Bereits seit dem 1. Januar 2006 dürfen Arbeitgeber Beitragsnachweise nur noch durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen übermittelt. Die Verwendung von Beitragsnachweisen in Papierform oder auf Datenträgern ist nicht mehr zulässig. Die Übersendung der Beitragsnachweise auf elektonischem Wege erfolgt verschlüsselt per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse:

Eine Aufstellung der bereits systemgeprüften Programme finden Sie unter www.gkv-ag.de mit der Auswahl “Programmsysteme/Entgeltabr.software/systemuntersucht“.

Kostenlose Software sv.net

Eine Möglichkeit zur elektronischen Übertragung der Daten bietet die kostenlose Software „sv.net“ (Sozialversicherung im Internet). Mit ihr können Arbeitgeber sowohl die erforderlichen Meldungen zur Sozialversicherung als auch die Beitragsnachweise erzeugen.

Die ITSG GmbH stellt das kostenlose Programm in den Varianten:

  • sv.net-classic [Software für PC-Installation] und

  • sv.net-online [Internet-Anwendung]

zur Verfügung. Es wurde von den Einzugsstellen eigens für die problemlose maschinelle Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen entwickelt.

Dauer-Beitragsnachweisverfahren

Arbeitgeber sind verpflichtet, die monatlichen Beiträge ihrer geringfügig Beschäftigten an die Minijob-Zentrale zu melden. Dies erfolgt in der Regel monatlich durch maschinelle Übermittlung eines Beitragsnachweises. Darüber hinaus besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit einen Dauer-Beitragsnachweis einzureichen.

Wann kommt das Dauer-Beitragsnachweisverfahren in Betracht?
Die Möglichkeit für den Arbeitgeber einen Dauer-Beitragsnachweis einzureichen besteht dann, wenn das Arbeitsentgelt und somit die Beiträge über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben.

Wie funktioniert das Dauer-Beitragsnachweisverfahren?
Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, den Beitragsnachweis als Dauer-Beitragsnachweis zu kennzeichnen. Der Beitragsnachweis gilt dann nicht nur für den laufenden Abrechnungsmonat, sondern auch die folgenden Abrechnungsmonate. Der Dauer-Beitragsnachweis behält solange seine Gültigkeit, bis eine Änderung eintritt oder ein neuer (Dauer-)Beitragsnachweis eingereicht wird.

Was sind die Vorteile des Dauer-Beitragsnachweises?
Der größte Vorteil bei Verwendung des Dauer-Beitragsnachweises ist die Arbeitsersparnis für den Arbeitgeber, der dann nicht mehr monatlich einen Beitragsnachweis übermitteln muss.

Darüber hinaus bietet das Dauer-Beitragsnachweisverfahren den Vorteil, dass die Minijob-Zentrale vorliegende Dauer-Beitragsnachweise im Regelfall automatisch anpasst, wenn sich die Beitrags- oder Umlagesätze ändern. Arbeitgeber müssen somit keinen neuen Dauer-Beitragsnachweis einreichen, solange das Bemessungsengelt unverändert geblieben ist.

Umlagen zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit / Mutterschaft

Die für die Durchführung des Erstattungsverfahrens erforderlichen Mittel werden durch Umlagen von den am Ausgleich beteiligten Arbeitgebern aufgebracht. Die Umlagebeträge sind vom Arbeitsentgelt aller Arbeitnehmer des Betriebes zu entrichten. Die Umlage U1 ist für 450-Euro-Minijob generell zu entrichten, wenn Umlagepflicht auf Grund der Betriebsgröße (bis zu 30 Arbeitnehmer) besteht. Bei kurzfristigen Minijobbern fällt die Umlage U1 hingegen nur an, wenn das Beschäftigungsverhältnis auf mehr als vier Wochen angelegt ist. Die Umlage U2 hingegen ist sowohl für 450-Euro-Minijobber als auch für kurzfristige Minijobber stets zu entrichten.

Umlage 1
Die Umlage 1 ist für den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit zu entrichten und beträgt seit dem 1. Januar 2012 0,7 Prozent.

Umlage 2
Die Umlage 2 ist für den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Schwangerschaft und Mutterschaft zu entrichten und beträgt ab dem 1. Januar 2011 0,14 Prozent.

Hinweis zum Eingabefeld „abzüglich Erstattung LFZG/AAG“ auf dem Beitragsnachweis

Viele Arbeitgeber nutzen schon heute die Möglichkeit, Erstattungsbeträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) auf dem Beitragsnachweis in Abzug zu bringen.

Wir weisen darauf hin, dass in dem Feld „abzüglich Erstattung LFZG/AAG“ jedoch nur Ihre Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (U 1) oder bei Schwangerschaft / Mutterschaft (U2) einzutragen sind. Sonstige Beträge können in diesem Feld nicht berücksichtigt werden.

Die Arbeitgeberversicherung kann die bezifferten Aufwendungen grundsätzlich nur auf Antrag und nach geleisteter Entgeltfortzahlung ersatten oder mit der Beitragsschuld verrechnen. Soweit Arbeitgeber Absetzungsbeträge auf dem Beitragsnachweis eintragen, ist es zusätzlich erforderlich, einen Erstattungsantrag zu stellen. Anderenfalls vermindern die Absetzungsbeträge die Beitragsschuld nicht.

Besonderheit im Melde- und Beitragsverfahren bei Bezug von Mutterschaftsgeld

Zum Tag vor Beginn der Mutterschutzfrist ist eine Unterbrechungsmeldung mit dem Abgabegrund 51 zu erstellen. Wird die Beschäftigung nach der Unterbrechung (ohne dass das Arbeitsverhältnis beendet wurde) wieder aufgenommen, ist keine gesonderte Meldung zu erstellen. Das erzielte Arbeitsentgelt ist Bestandteil der nächsten Jahresmeldung.

Wenn der Arbeitgeber außer der Mitarbeiterin keine weiteren Minijobber beschäftigt, muss er ab dem Monat, der dem Beginn der Unterbrechung folgt, bis zum Ende der Mutterschutzfrist einen Dauerbeitragsnachweis mit „Nullbeträgen“ übermitteln. Dieser Dauerbeitragsnachweis wird dann für die Zeit der Mutterschutzfrist mit dem Entgelt „0“ (Euro) maschinell fortgeschrieben.

Nach dem Ende der Unterbrechung sind wieder Beitragsnachweise mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen/Pauschalbeiträgen, der Insolvenzgeldumlage sowie Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz zu erstellen.

Insolvenzgeldumlage

Mit dem Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz hat der Gesetzgeber die Aufgabe des Einzugs der Insolvenzgeldumlage für Entgeltabrechnungszeiträume ab 1. Januar 2009 auf die Einzugsstellen übertragen.
Die Zahlung erfolgt zusammen mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen monatlich für das laufende Jahr.

Seit dem Januar 2009 zieht die Minijob-Zentrale auch die Monatsbeiträge für die Insolvenzgeldumlage für geringfügige Beschäftigungen ein.

Beitragsnachweis für Monate, in denen an die Einzugsstelle keine Beiträge zu zahlen sind

Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle rechtzeitig -vor dem Fälligkeitstag- die Gesamtsozialversicherungsbeiträge/Pauschalabgaben, die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) und die Insolvenzgeldumlage nach dem Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz zusammen in einem Beitragsnachweis zu übermitteln.

Es ist auch dann ein Beitragsnachweis einzureichen, wenn in einem Monat ausnahmsweise keine Gesamtsozialversicherungsbeiträge/Pauschalabgaben, keine Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und auch keine Insolvenzgeldumlage (z. B. wegen unbezahltem Urlaub) anfallen.

In diesem Fall ist für den Zeitraum (Beitragsmonate), indem keine Abgaben zu entrichten sind, ein Beitragsnachweis mit „Nullbeträgen“ zu übermitteln.

Reicht der Arbeitgeber trotz gemeldeter Arbeitnehmer keinen Beitragsnachweis ein, ist die Einzugsstelle gehalten, Beiträge zu schätzen. Die Einreichung eines Beitragsnachweises mit Nullbeträgen verhindert solche Schätzungen.

Durchführung von Beitragsschätzungen bei Nichteinreichung des Beitragsnachweises

Reicht der Arbeitgeber den Beitragsnachweis nicht rechtzeitig ein, kann die Minijob-Zentrale das für die Beitragsberechnung maßgebende Arbeitsentgelt schätzen und danach die Beiträge selbst berechnen (§ 28f Absatz. 3 Satz 4 SGB IV).

Für eine Beitragsschätzung genügt die Tatsache, dass der Beitragsnachweis nicht rechtzeitig eingereicht worden ist. Der Grund der Säumnis ist dabei unerheblich.

Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer nicht den geschätzten Sozialversicherungsbeitrag für dessen Beitragsanteil in Abzug bringen, sondern nur den sich aus dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt ergebenden Beitragsanteil. Er ist daher unabhängig von der Beitragsschätzung verpflichtet, einen Originalbeitragsnachweis zu erstellen und an die Einzugsstelle weiterzuleiten.

Mitteilungen an Arbeitgeber über vorgenommene Beitragsschätzungen

Die durch das Schätzverfahren gebuchten Schätzbelege werden anschließend

  • bei Lastschriftkunden durch den Abbuchungstext auf dem Kontoauszug

und

  • bei Selbstzahlern durch ein Mahnschreiben

bekannt gegeben.

Lastschriftkunden:
Bei Arbeitgebern, die am Lastschriftverfahren teilnehmen (Erteilung einer Einzugsermächtigung wurde erteilt), wird der geschätzte Beitrag abgebucht und nach Einreichung des tatsächlichen Beitragsnachweises selbstverständlich korrigiert. Ein eventuelles Guthaben wird mit dem nächsten Beitragsmonat verrechnet, ggf. ist auf Wunsch des Arbeitgebers auch eine. Erstattung der Überzahlung möglich.

Selbstzahler:
Bei Arbeitgebern, die am Selbstzahlerverfahren teilnehmen, wird der ggf. geschätzte Beitrag auf der nächsten Mahnung ausgewiesen. Der Arbeitgeber wird mit folgendem Zusatztext auf diesen diesem Umstand Bescheid hingewiesen:

"....Bei dem oben genannten rückständigen Betrag kann es sich ggf. um eine Beitragsschätzung gemäß § 28 f Absatz 3 Satz 2 Sozialgesetzbuch IV -Viertes Buch- (SGB IV) handeln. Die Beitragsschätzung -des für die Beitragsberechnung maßgebenden Arbeitsentgelts- besitzt so lange Gültigkeit, bis der Beitragsnachweis ordnungsgemäß übermittelt wurde...."

Was tun?
Sofern in Ihrem Beitragskonto eine Beitragsschätzung vorgenommen wurde, möchten wir Sie bitten, uns den fehlenden Beitragsnachweis umgehend nachzureichen. Sollten in bestimmten Monaten die jeweiligen Arbeitnehmer nicht gearbeitet haben, erstellen Sie bitte einen Beitragsnachweis mit „Nullbeträgen“.

Die vorgenommene Beitragsschätzung entbindet den Arbeitgeber nicht von seinen Nachweisverpflichtungen. Sollte das Beschäftigungsverhältnis/die Beschäftigungsverhältnisse zwischenzeitlich beendet sein, bitten wir -sofern noch nicht erfolgt- um Zusendung der jeweiligen Abmeldung/Abmeldungen.

Beitragskorrekturen für die Zeit vor dem 1. Januar 2009

Ab dem 1. Januar 2014 fließen auch die Krankenversicherungsbeiträge für Zeiten der Beschäftigung vor dem 1. Januar 2009 in den Gesundheitsfond. Der Korrektur-Beitragsnachweis für Nachweiszeiträume vor dem 1. Januar 2009 entfällt zum 31. Dezember 2013. Vom 1. Januar 2014 an können Arbeitgeber Beitragskorrekturen, auch falls sie Zeiträume bis zum 31. Dezember 2008 enthalten, in die laufende Beitragsabrechnung aufnehmen.

Sozialausgleich

Zum 1. Januar 2011 hat der Gesetzgeber den Sozialausgleich nach § 242b Sozialgesetzbuch - Fünftes Buch - (SGB V) eingeführt.
Ein Anspruch auf Sozialausgleich besteht nach dem SGB V, wenn der durchschnittliche Zusatzbeitrag nach § 242a SGB V zwei Prozent der individuellen beitragspflichtigen Einnahmen des Mitglieds übersteigt. Liegt der durchschnittliche Zusatzbeitrag jedoch bei 0,00 Euro, findet ein Sozialausgleich nicht statt.

Wie bereits in den Jahren zuvor, wurde der durchschnittliche Zusatzbeitrag für das Jahr 2014, durch das Bundesministerium für Gesundheit, auf 0,00 Euro festgelegt. Ein Sozialausgleich hat daher auch im Jahr 2014 nicht zu erfolgen. Als Konsequenz entfällt für Arbeitgeber die Verpflichtung, im Beitragsnachweis die Krankenversicherungsbeiträge nachzuweisen, die ohne die Durchführung des Sozialausgleiches zu zahlen gewesen wären. Der zusätzlich anzugebende Betrag ist stets in Höhe der tatsächlich zu zahlenden Krankenversicherungsbeiträge zu erfassen.

Für Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung aus einer geringfügigen Beschäftigung besteht diese Verpflichtung nicht.

Verrechnung von Beiträgen durch den Arbeitgeber

Arbeitgeber haben grundsätzlich die Möglichkeit, zu viel gezahlte Beiträge in voller Höhe oder zu Teilbeiträgen mit den Beiträgen für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum zu verrechnen. Dabei muss sichergestellt sein, dass der Arbeitnehmer die verrechneten Beiträge, die von ihm getragen wurden, zurückerhält.

Verrechnung in voller Höhe
Die Verrechnung von Beiträgen in voller Höhe setzt voraus, dass der Beginn einer irrtümlichen Beitragszahlung nicht länger als sechs Kalendermonate zurückliegt. Der Arbeitnehmer hat in diesem Fall eine schriftliche Erklärung abzugeben, dass kein Forderungsbescheid der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung vorliegt und keine Leistungen gewährt wurden. Des Weiteren muss der Arbeitnehmer erklären, dass die gezahlten Beiträge zur Rentenversicherung nicht als freiwillige Beiträge im Konto verbleiben oder nachgezahlt werden sollen.

Verrechnung von Teilbeiträgen
Eine Verrechnung von Teilbeiträgen kann nur erfolgen, wenn der Zeitraum, für den Beiträge zu viel gezahlt wurden, nicht länger als 24 Kalendermonate zurückliegt. Wurden die Beiträge jedoch fälschlicherweise von einem zu hohen Arbeitsentgelt berechnet, ist eine Verrechnung dieser Beiträge ausgeschlossen, wenn dem Arbeitnehmer hieraus Geldleistungen (z.B. Kranken-, Übergangs- oder Mutterschaftsgeld) gewährt wurden.

Ausgeschlossen ist eine Verrechnung, wenn innerhalb des Erstattungszeitraums bereits eine Betriebsprüfung stattgefunden hat oder wenn von einem Berechtigten Zinsen nach § 27 Absatz 1 SGB IV geltend gemacht werden. Dabei ist unerheblich, ob die Prüfung für den gesamten Erstattungszeitraum oder nur für Teile des Erstattungszeitraums stattgefunden hat. In diesen Fällen werden zu Unrecht entrichtete Beiträge auf Antrag des Arbeitgebers und/oder Arbeitnehmers durch die Einzugsstelle ausgezahlt.

Durchführung
Die zu viel gezahlten Beiträge werden mit den Beiträgen für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum verrechnet. Bei der Verrechnung sind die für den jeweiligen Verrechnungszeitraum maßgeblichen Beitragsfaktoren zu Grunde zu legen.

Erfolgt eine Verrechnung, weil die Beiträge fälschlicherweise von einem zu hohen Arbeitsentgelt berechnet wurden, werden die neu berechneten Beiträge von den unrichtigen Beiträgen subtrahiert. Der daraus entstehende Differenzbetrag wird anschließend als Wert für die Verrechnung zu Grunde gelegt.

Die einzelnen Berichtigungen und Stornierungen sind auf den Lohnunterlagen zu vermerken und die abzugebende Erklärung des Arbeitnehmers zu den Lohnunterlagen zu geben.


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