Der Beitragsnachweis muss der Minijob-Zentrale spätestens am zweitletzten Arbeitstag vor der Fälligkeit um 0:00 Uhr vorliegen. Das bedeutet, dass der Beitragsnachweis bereits im Laufe des Vortages bei der Minijob-Zentrale eingereicht werden muss.

Wir weisen darauf hin, dass es unter bestimmten Voraussetzungen bzgl. der Termine für die Einreichung von Beitragsnachweisen bzw. für die Zahlung von Beiträgen eine Sonderregelung (jährliche Beitragszahlung) seitens der Minijob-Zentrale gibt, die bei einer monatlichen Betragshöhe von bis zu 5,00 Euro ermöglicht werden kann.

• Nähere Informationen zu der Sonderregelung

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass Beitragsnachweise seit dem 1. Januar 2006 nur noch durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen übermittelt werden dürfen. Die Übertragung der Daten in Papierform oder auf Datenträgern ist nicht mehr zulässig (gemäß der Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach § 28b Abs. 2 SGB IV in der vom 01.01.2009 an geltenden Fassung).

Die Übersendung der Daten per E-Mail muss verschlüsselt an folgende E-Mail-Adresse erfolgen:

• dav01@b2b.mailorbit.de

Für die Systemuntersuchung der Abrechnungsprogramme ist die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) zuständig.

Eine Aufstellung der bereits systemgeprüften Programme finden Sie unter www.gkv-ag.de mit der Auswahl “Programmsysteme/Entgeltabr.software/systemuntersucht“.

• Link zu www.gkv-ag.de

Kostenlose Software sv.net

Eine Möglichkeit zur elektronischen Übertragung der Daten bietet die kostenlose Software „sv.net“ (Sozialversicherung im Internet). Sie beinhaltet die Meldung zur Sozialversicherung und ist ebenso für die Abwicklung der Beitragszahlungen geeignet.

Die ITSG GmbH stellt das kostenlose Programm in den Varianten:

• sv.net-classic [Software für PC-Installation] und

• sv.net-online [Internet-Anwendung]

zur Verfügung. Es wurde von den Einzugsstellen eigens für die problemlose maschinelle Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen entwickelt.

• Mehr zum Thema: sv.net

Die für die Durchführung des Erstattungsverfahrens erforderlichen Mittel werden durch Umlagen von den am Ausgleich beteiligten Arbeitgebern aufgebracht. Die Umlagebeträge sind vom Arbeitsentgelt aller Arbeitnehmer des Betriebes zu entrichten. Die Umlagen sind sowohl für 400-Euro-Minijobber als auch für kurzfristige Minijobber zu entrichten.

Umlage 1
Die Umlage 1 ist für den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit zu entrichten und beträgt seit dem 1. Januar 2012 0,7 Prozent.

Umlage 2
Die Umlage 2 ist für den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Schwangerschaft und Mutterschaft zu entrichten und beträgt ab dem
1. Januar 2011 0,14 Prozent.

• Mehr Informationen Ausgleichsverfahren für Arbeitgeberaufwendungen

Viele Arbeitgeber nutzen schon heute die Möglichkeit, Erstattungsbeträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) auf dem Beitragsnachweis in Abzug zu bringen.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass in dem Feld „abzüglich Erstattung LFZG/AAG“ jedoch nur Ihre Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (U 1) oder bei Schwangerschaft / Mutterschaft (U2) einzutragen sind. Sonstige Beträge können in diesem Feld nicht berücksichtigt werden.

Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass die Arbeitgeberaufwendungen grundsätzlich nur auf Antrag und nach geleisteter Entgeltfortzahlung erstattet werden können.

Zum Tag vor Beginn der Mutterschutzfrist ist eine Unterbrechungsmeldung mit dem Abgabegrund 51 zu erstellen. Wird die Beschäftigung nach der Unterbrechung (ohne dass das Arbeitsverhältnis beendet wurde) wieder aufgenommen, ist keine gesonderte Meldung zu erstellen. Das erzielte Arbeitsentgelt wird in der nächsten Jahresmeldung erfasst.

Werden außer der Mitarbeiterin keine weiteren Minijobber beschäftigt, muss der Arbeitgeber ab dem Monat, der dem Beginn der Unterbrechung folgt, bis zum Ende der Mutterschutzfrist einen Dauerbeitragsnachweis mit „Nullbeträgen“ übermitteln. Dieser Dauerbeitragsnachweis wird dann für die Zeit der Mutterschutzfrist mit dem Entgelt „0“ (Euro) maschinell fortgeschrieben.

Nach dem Ende der Unterbrechung sind wieder Beitragsnachweise mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen/Pauschalbeiträgen, der Insolvenzgeldumlage sowie Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz zu erstellen.

Mit dem Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz hat der Gesetzgeber die Aufgabe des Einzugs der Insolvenzgeldumlage für Entgeltabrechnungszeiträume ab 1. Januar 2009 auf die Einzugsstellen übertragen.

Die Zahlung erfolgt zusammen mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen monatlich für das laufende Jahr.

Seit dem Januar 2009 zieht die Minijob-Zentrale auch die Monatsbeiträge für die Insolvenzgeldumlage für geringfügige Beschäftigungen ein.

• Mehr zum Thema Insolvenzgeldumlage

Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle rechtzeitig -vor dem Fälligkeitstag- die Gesamtsozialversicherungsbeiträge/Pauschalabgaben, die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) und die Insolvenzgeldumlage nach dem Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz zusammen in einem Beitragsnachweis zu übermitteln.

Es ist auch dann ein Beitragsnachweis einzureichen, wenn in einem Monat ausnahmsweise keine Gesamtsozialversicherungsbeiträge/Pauschalabgaben, keine Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und auch keine Insolvenzgeldumlage (z. B. wegen unbezahltem Urlaub) anfallen.

In diesem Fall ist für den Zeitraum (Beitragsmonate), indem keine Abgaben zu entrichten sind, ein Beitragsnachweis mit „Nullbeträgen“ zu übermitteln.

Reicht der Arbeitgeber trotz gemeldeter Arbeitnehmer keinen Beitragsnachweis ein, nimmt die Einzugsstelle zwangsläufig eine Beitragsschätzung vor. Die Einreichung eines Beitragsnachweises mit Nullbeträgen verhindert solche Schätzungen.

Reicht der Arbeitgeber den Beitragsnachweis nicht rechtzeitig ein, kann die Minijob-Zentrale das für die Beitragsberechnung maßgebende Arbeitsentgelt schätzen und danach die Beiträge selbst berechnen (§ 28f Absatz. 3 Satz 4 SGB IV).

Für eine Beitragsschätzung genügt die Tatsache, dass der Beitragsnachweis nicht rechtzeitig eingereicht worden ist. Der Grund der Säumnis ist dabei unerheblich.

Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer nicht den geschätzten Sozialversicherungsbeitrag für dessen Beitragsanteil in Abzug bringen, sondern nur den sich aus dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt ergebenden Beitragsanteil. Er ist daher unabhängig von der Beitragsschätzung verpflichtet, einen Originalbeitragsnachweis zu erstellen und an die Einzugsstelle weiterzuleiten.

Die durch das Schätzverfahren gebuchten Schätzbelege werden anschließend

• bei Lastschriftkunden durch den Abbuchungstext auf dem Kontoauszug

und

• bei Selbstzahlern durch ein Mahnschreiben

bekannt gegeben.

Lastschriftkunden:
Bei Arbeitgebern, die am Lastschriftverfahren teilnehmen (Erteilung einer Einzugsermächtigung wurde erteilt), wird der geschätzte Beitrag abgebucht und nach Einreichung des tatsächlichen Beitragsnachweises selbstverständlich korrigiert. Ein eventuelles Guthaben wird mit dem nächsten Beitragsmonat verrechnet, ggf. ist auf Wunsch des Arbeitgebers auch eine. Erstattung der Überzahlung möglich.

Selbstzahler:
Bei Arbeitgebern, die am Selbstzahlerverfahren teilnehmen, wird der ggf. geschätzte Beitrag auf der nächsten Mahnung ausgewiesen. Der Arbeitgeber wird mit folgendem Zusatztext auf diesen diesem Umstand Bescheid hingewiesen:

"....Bei dem oben genannten rückständigen Betrag kann es sich ggf. um eine Beitragsschätzung gemäß § 28 f Absatz 3 Satz 2 Sozialgesetzbuch IV -Viertes Buch- (SGB IV) handeln. Die Beitragsschätzung -des für die Beitragsberechnung maßgebenden Arbeitsentgelts- besitzt so lange Gültigkeit, bis der Beitragsnachweis ordnungsgemäß übermittelt wurde...."

Was tun?
Sofern in Ihrem Beitragskonto eine Beitragsschätzung vorgenommen wurde, möchten wir Sie bitten, uns den fehlenden Beitragsnachweis umgehend nachzureichen. Sollten in bestimmten Monaten die jeweiligen Arbeitnehmer nicht gearbeitet haben, erstellen Sie bitte einen Beitragsnachweis mit „Nullbeträgen“.

Die vorgenommene Beitragsschätzung entbindet den Arbeitgeber nicht von seinen Nachweisverpflichtungen. Sollte das Beschäftigungsverhältnis/die Beschäftigungsverhältnisse zwischenzeitlich beendet sein, bitten wir -sofern noch nicht erfolgt- um Zusendung der jeweiligen Abmeldung/Abmeldungen.

Aufgrund der zum 1. Januar 2009 in Kraft getretenen gesetzlichen Änderungen, wie der Erhöhung der Umlagesätze zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit und Mutterschaft (Umlage U1 und U2), der Abführung der Insolvenzgeldumlage an die Einzugsstellen und der Einführung des einheitlichen Beitragssatzes in der gesetzlichen Krankenversicherung, verlieren Dauer-Beitragsnachweise aus dem Jahr 2008 ab dem Beitragsmonat Januar 2009 ihre Gültigkeit.

Es ist daher erforderlich (wenn dies bis zum heutigen Zeitpunkt noch nicht erfolgt ist), einen neuen Dauer-Beitragsnachweis und für die Berichtigung der zurückliegenden Monate des Jahres 2009 Einzelnachweise einzureichen.

Wir empfehlen folgende Vorgehensweise:

• Übermittlung eines Einzelbeitragsnachweises* der nur den Wert für die Insolvenzgeldumlage und gegebenenfalls die angepassten Werte für die Umlage 1 und Umlage 2 ausweist. Hierbei ist der Beschäftigungszeitraum ab dem Kalenderjahr 2009 bis zur Beitragsfälligkeit, die vor dem aktuellen Monat liegt, zu berücksichtigen

und

• Übermittlung eines Dauerbeitragsnachweises für die aktuelle Beitragsfälligkeit, in dem alle gültigen Werte aufgeführt sind.

* Sofern die Änderungen die Jahre 2009 und 2010 betreffen, bitten wir um Einreichung von Einzelbeitragsnachweisen, getrennt nach Kalenderjahren.

Grundsatz
Beiträge für Zeiten vor dem 1. Januar 2009 dürfen nicht in den laufenden Beitragsnachweis aufgenommen werden, sondern sind unter Angabe des Zeitraums, auf den die Beiträge entfallen, in einem Korrektur-Beitragsnachweis (Kennzeichen Korrektur-Beitragsnachweis) gesondert nachzuweisen. Dabei dürfen auch größere Nachweiszeiträume - selbst jahresübergreifend (nicht jedoch über den 31. Dezember 2008 hinaus) - in einem Beitragsnachweis zusammengefasst werden (z.B. sind bei einer Nachberechnung für den Zeitraum 1. Oktober 2007 bis 31. Dezember 2008 im Beitragsnachweis-Datensatz unter Zeitraumbeginn „01102007“ und unter Zeitraumende „31122008“ anzugeben, wobei es jedoch auch zulässig ist, Tages- und Monatsdatum mit Nullen zu belegen, d. h. unter Zeitraumbeginn „00002007“ und unter Zeitraumende „00002008“ anzugeben).

Hintergrund
Aufgrund der Einführung des Gesundheitsfonds ab dem 1. Januar 2009 ist es erforderlich, dass Arbeitgeber Zahlungen für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2008 kenntlich machen, da die Krankenversicherungsbeiträge den jeweiligen Krankenkassen zustehen und nicht in den Gesundheitsfonds einfließen dürfen. Diese Rechnungsabgrenzung für Zeiträume bis 31. Dezember 2008 und ab 1. Januar 2009 wird es bis zum Jahr 2013 geben. Ab dem Jahr 2014 fließen dann alle Krankenversicherungsbeiträge nur noch in den Gesundheitsfonds. Gleiches gilt auch für geringfügige Beschäftigungen.

Übergangsfälle
Seit dem 1. Januar 2006 sind die Sozialversicherungsbeiträge am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Beschäftigungsmonats in Höhe der voraussichtlichen Beitragsschuld fällig; ein verbleibender Restbeitrag oder ein Guthaben ist im Folgemonat fällig bzw. zu verrechnen. Diese Fälligkeitsregelung gilt zwar uneingeschränkt auch hinsichtlich der Beiträge für den Monat Dezember 2008, jedoch darf ein Differenzbetrag nicht in den Beitragsnachweis für Januar 2009 aufgenommen werden; vielmehr ist für den Monat Dezember 2008 diesbezüglich ein Korrektur-Beitragsnachweis einzureichen.

Auch in Fällen, in denen eine im ersten Quartal 2009 gewährte Einmalzahlung aufgrund der so genannten März-Klausel (§ 23a Abs. 4 SGB IV) dem Kalenderjahr 2008 zugeordnet wird, ist ein Korrektur-Beitragsnachweis abzugeben