Informationen für Software-Hersteller
Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung
Seit dem 1. Januar 2006 dürfen Beitragnachweise nur durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder Ausfüllhilfen maschinell übermittelt werden. Damit die im Beitragskonto des Arbeitgebers gewünschten Beitragsbuchungen bzw. Beitragskorrekturen bei der Minijob-Zentrale (maschinell) richtig verarbeitet werden können, sind bestimmte Vorgaben/ Kennzeichnungen im Datensatz des Beitragsnachweises erforderlich.
Nachfolgend möchten wir Ihnen anhand einer Übersicht veranschaulichen, welcher per Datenfernübertragung an die Minijob-Zentrale übermittelte Beitragsnachweis grundsätzlich erforderlich ist, damit im Beitragskonto des Arbeitgebers entsprechende Buchungen/ Korrekturen des Beitragssolls korrekt erfolgen können [siehe Tabelle 1].
| Bereits im Beitragskonto gebucht ... | Ein weiterer Beitragsnachweis wird übermittelt als ... | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Normaler Beitragsnachweis | Dauer- beitragsnachweis | (Storno-) Beitragsnachweis | (Ersatz-) Beitragsnachweis | (Differenz-) Beitragsnachweis | |
Normaler Beitragsnachweis (Für den aktuellen Sollmonat ist bereits ein Beitragsnachweis im Beitragskonto gebucht) | Ein zweiter Beitragsnachweis wird eingereicht und zusätzlich gebucht. | Ein zweiter Beitragsnachweis wird als "Dauer- beitragsnachweis" eingereicht und zusätzlich gebucht. | Der eingereichte Beitragsnachweis storniert den vorhandenen Beitragsnachweis des gleichen Sollmonats. Hinweis: Wird kein neuer Beitragsnachweis für diesen Zeitraum eingereicht, erfolgt automatisch eine maschinelle Beitragsschätzung für den fehlenden Sollmonat. | Der eingereichte Beitragsnachweis ersetzt den vorhandenen Beitragsnachweis (Ursprungsnachweis) des gleichen Sollmonats. Der vorhandene Beitragsnachweis wird storniert und der neu eingereichte Beitragsnachweis wird an dessen Stelle gebucht. | Der eingereichte Beitragsnachweis wird zusätzlich zum bereits vorhandenen Beitragsnachweis des gleichen Sollmonats gebucht. Hinweis: Ein Differenznachweis kann auch negative Beträge enthalten. |
| Bereits im Beitragskonto gebucht ... | Ein weiterer Beitragsnachweis wird übermittelt als ... | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Normaler Beitragsnachweis | Dauer- beitragsnachweis | (Storno-) Beitragsnachweis | (Ersatz-) Beitragsnachweis | (Differenz-) Beitragsnachweis | |
Dauer- beitragsnachweis (Für den aktuellen Sollmonat ist bereits ein Beitragsnachweis im Beitragskonto gebucht) | Ein zweiter Beitragsnachweis wird eingereicht und zusätzlich gebucht. Der bereits vorliegende Dauer- beitragsnachweis wird weiter fortgeschrieben bzw. gebucht. | Der eingereichte Dauer- beitragsnachweis löst den vorhandenen Dauer- beitragsnachweis ab dem vorgegebenen Gültigkeitsdatum ab. (o. g. gilt i. d. R. für die Zukunft, je nach Gültigkeitszeitraum ggf. aber auch für zurück liegende Zeiträume). | Der eingereichte Dauer- beitragsnachweis storniert den vorhandenen Dauer- beitragsnachweis sowie alle bereits fortgeschriebenen Sollmonate. | Der eingereichte Dauer- beitragsnachweis ersetzt den vorhandenen Dauer- beitragsnachweis (Ursprungsnachweis) des gleichen Zeitraums. (o. g. gilt i. d. R. für die Zukunft, ggf. aber auch für zurückliegende Zeiträume). | Ein Dauer- Differenz- beitragsnachweis ist nicht zulässig |
Damit das vom Arbeitgeber gewünschte Ergebnis erzielt wird, muss im Datensatz des Beitragsnachweises das dazugehörige Verarbeitungsmerkmal enthalten sein. Die laut Datensatzbeschreibung für Beitragsnachweise zulässigen und für die korrekte Verarbeitung zwingend erforderlichen Verarbeitungsmerkmale können Sie der nachfolgenden Tabelle [Tabelle 2] entnehmen.
| Mögliche Verarbeitungsmerkmale im Datensatz für Beitragsnachweise ... | ||||
|---|---|---|---|---|
| Einzelbeitragsnachweis (Kennzeichen "0" an Stelle 40-40 im Datensatz erforderlich) | ||||
| Art des Beitragsnachweises | Übermittlung eines Beitragsnachweises an die Minijob-Zentrale | Übermittlung eines (Storno-) Beitragsnachweises an die Minijob-Zentrale | Übermittlung eines (Ersatz-) Beitragsnachweises an die Minijob-Zentrale | Übermittlung eines (Differenz-) Beitragsnachweises an die Minijob-Zentrale |
| Verarbeitungsmerkmal des Beitragsnachweises (Stelle 523-523 im Datensatz): | "blank" (Leerzeichen) = laufender Beitragsnachweis oder Korrektur- Beitragsnachweis | "S" = Stornierung des Beitragsnachweises | "E" = Ersetzen des für diesen Zeitraum übermittelten Beitragsnachweises | "X" = Differenz- Beitragsnachweis |
| Mögliche Verarbeitungsmerkmale im Datensatz für Beitragsnachweise ... | ||||
|---|---|---|---|---|
| Dauerbeitragsnachweis (Kennzeichen "1" an Stelle 40-40 im Datensatz erforderlich) | ||||
| Art des Beitragsnachweises: | Übermittlung eines Dauer- beitragsnachweises an die Minijob-Zentrale | Übermittlung eines (Storno-) Dauer- beitragsnachweises an die Minijob-Zentrale | Übermittlung eines (Ersatz-) Dauer- beitragsnachweises an die Minijob-Zentrale | Übermittlung eines (Differenz-) Dauer- beitragsnachweises an die Minijob-Zentrale |
| Verarbeitungsmerkmal des Beitragsnachweises (Stelle 523-523 im Datensatz): | "blank" (Leerzeichen) = laufender Dauer- beitragsnachweis oder Korrektur- Beitragsnachweis (Kennzeichen "1" an Stelle 041-041 im Datensatz erforderlich) | "S" = Stornierung des Beitragsnachweises | "E" = Ersetzen des für diesen Zeitraum übermittelten Beitragsnachweises | "X" = Differenz- Beitragsnachweis (wird seitens der Minijob-Zentrale nicht verarbeitet) |
Bei Fragen bzgl. der maschinellen Verarbeitung von Beitragsnachweisen bei der Minijob-Zentrale ist unsere DV-Verbindungsstelle für Sie unter der Rufnummer 0201 384-79201 zu erreichen oder senden Sie Ihre Fragen per Mail an unsere Mailadresse minijob@minijob-zentrale.de .