Minijob-Zentrale - Informationen für ausländische Unternehmen

In­for­ma­tio­nen für Un­ter­neh­men aus dem Aus­land

Was ausländische Arbeitgeber wissen sollten

Arbeitnehmer, die in Deutschland beschäftigt werden, unterliegen dem deutschen Sozialversicherungsrecht.

Ausnahmen von diesem Grundsatz gelten, wenn

  • ein Arbeitnehmer von einem ausländischen Unternehmen nach Deutschland entsandt wurde

oder

  • für den Arbeitnehmer eine Ausnahmevereinbarung über die Fortgeltung von ausländischen Rechtsvorschriften erteilt wurde.

Gelten die deutschen Rechtsvorschriften, müssen Sie als ausländischer Arbeitgeber Ihren Pflichten so nachkommen, als hätte Ihr Unternehmen einen Sitz in Deutschland.

Das heißt konkret für Ihre Minijobber:

  • Mi­ni­job­ber bei der Mi­ni­job-Zen­tra­le an­mel­den

    Sie brauchen eine Betriebsnummer, wenn Sie einen Arbeitnehmer beschäftigen. Nur mit dieser Nummer können Sie Ihre Mitarbeiter zur Sozialversicherung anmelden und die Beitragszahlung vornehmen. Die Betriebsnummer wird auf Antrag vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben.

    Zum Online Antrag der Agentur für Arbeit zur Beantragung einer Betriebsnummer

    Nach circa drei Arbeitstagen ist die neu vergebene Betriebsnummer auch bei den deutschen Sozialversicherungsträgern bekannt. Tipp: Warten Sie drei Tage, bis die erste Meldung zur Sozialversicherung übermittelt wird.

  • Mel­dun­gen und Bei­trags­nach­wei­se ein­rei­chen

    Mit der Meldung zur Sozialversicherung teilen Sie als Arbeitgeber der Minijob-Zentrale den Beschäftigungsbeginn mit und übermitteln bestimmte Angaben zur beschäftigten Person und zur Beschäftigung. .

    Die Angaben zur Person sollten aus amtlichen Dokumenten des Beschäftigten entnommen werden, wie zum Beispiel die Sozialversicherungsnummer aus dem Sozialversicherungsausweis. Hat der Beschäftigte noch keine Sozialversicherungsnummer, weil er beispielsweise noch nie beschäftigt war, sind in der Meldung weitere Angaben zu seiner Person nötig (Geburtsort, Geburtsname und Geburtsdatum).

    Die Meldungen zur Sozialversicherung erfolgen durch elektronische Datenübertragung. Hierzu steht Ihnen neben Lösungen zur Übermittlung von Daten aus Lohnabrechnungsprogrammen die Software sv.net zur Verfügung.

    Ausführliche Informationen über das Meldeverfahren finden Sie unter www.gkv-datenaustausch.de.

    Für die Anmeldung benötigen Sie einen Tätigkeitsschlüssel. Auf der Seite der Bundesagentur für Arbeit kann der Tätigkeitsschlüssel online ermittelt werden.

  • Ge­samt­so­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trag zah­len

    Zu Ihren Pflichten als Arbeitgeber gehört es, für jeden Arbeitnehmer das beitragspflichtige Arbeitsentgelt zu ermitteln und daraus die Abgaben zu berechnen.

    Beitragsnachweis

    Mit dem Beitragsnachweis teilen Sie als Arbeitgeber vor dem Zahlungstermin die Summe der Abgaben mit, die Sie insgesamt für alle Minijobber für einen Monat zahlen werden. Die Abgaben werden also nicht personengebunden, sondern als Gesamtbetrag erfasst.

    Die Summe der Abgaben setzt sich dabei aus den Beiträgen zur Kranken- und Rentenversicherung, der einheitlichen Pauschsteuer sowie den Umlagen (U1 und U2) zur Arbeitgeberversicherung und der Insolvenzgeldumlage zusammen.

    Der Beitragsnachweis muss - wie die Meldungen zur Sozialversicherung - mit einem zugelassenen systemgeprüften Programm oder mit maschinell erstellten Ausfüllhilfen (Software sv.net) übermittelt werden.

    Beitragszahlung

    Die Beiträge müssen spätestens am Fälligkeitstag bei der Minijob-Zentrale eingegangen sein.

    Die einfachste und bequemste Art der Beitragszahlung ist, uns ein SEPA-Basislastschriftmandat zu erteilen. So ist gewährleistet, dass die Beiträge von der Minijob-Zentrale fristgerecht abgebucht werden. Sollten Sie sich für dieses Verfahren entscheiden, bitten wir Sie, uns ein ausgefülltes SEPA-Basislastschriftmandat zurückzusenden oder zu faxen.

    Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Ihre Beiträge auf eines unserer Konten zu überweisen. Bitte beachten Sie, dass Überweisungen aus dem Ausland etwas Zeit in Anspruch nehmen können und berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Überweisung. Bei nicht pünktlicher Zahlung sind wir gesetzlich verpflichtet, Säumniszuschläge zu erheben.

    Falls Sie das Überweisungsverfahren nutzen möchten, bitten wir Sie, im Verwendungszweck im Anschluss an Ihre achtstellige Betriebsnummer das Kennzeichen „FKMJ“ bei Zahlungen für Minijobber einzutragen.

    Beispiel:

    „12345678FKMJ“ bei Zahlungen für Minijobber

Im europäischen Raum wird diese Pflicht durch Artikel 21 Absatz 1 VO (EG)987/09 geregelt.

Die Jahresmeldung

Für jeden Arbeitnehmer, der am 31. Dezember eines Jahres bei Ihnen geringfügig beschäftigt ist, muss eine Jahresmeldung abgegeben werden. Diese muss mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des folgenden Jahres, bei uns eingehen.

Mit der Jahresmeldung teilen Sie den Jahresverdienst des Arbeitnehmers mit, der bei der Beitragsberechnung zugrunde gelegt wurde. Dieser Wert wird von uns an den für den Arbeitnehmer zuständigen Rentenversicherungsträger weitergeleitet. Dort wird der Wert später für die Berechnung der Rente genutzt.

Die Jahresmeldung kann ebenfalls mit der Software sv.net erfolgen.

Die Unfallversicherung


Arbeitnehmer in Deutschland sind in der gesetzlichen Unfallversicherung pflichtversichert. Ausnahmen hiervon bestehen nur in Sonderfällen. Das gilt auch dann, wenn das Unternehmen, bei dem der Arbeitnehmer beschäftigt ist, seinen Sitz im Ausland hat. Wer in Deutschland Arbeitnehmer beschäftigt, ist verpflichtet, sein Unternehmen beim zuständigen Unfallversicherungsträger anzumelden.

Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auf der Internetseite der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) oder unter der Rufnummer 0800 / 60 50 40 4.

Anfragen können auch per E-Mail an: info@dguv.de gerichtet werden.

Beitragszahlung durch den Arbeitnehmer


Wenn Sie als ausländischer Arbeitgeber in Deutschland Arbeitnehmer beschäftigen, aber keinen Sitz in diesem Land haben, können Sie mit Ihrem Arbeitnehmer vereinbaren, dass er für Sie das deutsche Melde- und Beitragsverfahren übernimmt.

In der Folge ist nun Ihr Arbeitnehmer verantwortlich für

  • die Erstellung der Meldungen zur Sozialversicherung
  • die Einreichung der Beitragsnachweise
  • die Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags

Sie als Arbeitgeber zahlen ihm hierfür den Gesamtsozialversicherungsbeitrag mit dem Arbeitsentgelt aus.

Eine solche Vereinbarung nach Artikel 21 Absatz 2 VO (EG) 987/09 sollte schriftlich festgehalten werden. Hierfür können Sie eine Mustervereinbarung nutzen.

Wich­tig zu wis­sen
  • Sie müssen die Minijob-Zentrale über diese Vereinbarung informieren.
  • Sie sind verpflichtet, dem Arbeitnehmer seinen Gesamtsozialversicherungsbeitrag auszuzahlen. Diese Regelung bietet Ihnen allein eine administrative Erleichterung. Sie befreit Sie nicht von der Zahlung des Beitrags.
  • Sie haften als Arbeitgeber wie ein selbstschuldnerischer Bürge dafür, dass der Arbeitnehmer den Gesamtsozialversicherungsbeitrag an die Minijob-Zentrale zahlt - auch dann, wenn Sie eine Vereinbarung mit Ihrem Arbeitnehmer abgeschlossen haben (Artikel 21 Absatz 2 VO (EG) 987/09).