Beitragsnachweis

Monatliche Meldung aller Abgaben als Gesamtbetrag

Mit dem Beitragsnachweis teilen Sie als Arbeitgeber - rechtzeitig vor dem Zahlungstermin - die Summe der Abgaben mit, die sie insgesamt für alle Minijobber für einen Kalendermonat zahlen werden. Damit weisen Sie Ihre Abgaben nicht personengebunden, sondern als Gesamtbetrag aus.

Mit dem Minijob-Beitragsrechner können Sie Ihre Abgaben ganz einfach berechnen.

Gut zu wissen

Ihre Abgaben setzen sich aus den Beiträgen zur Kranken- und Rentenversicherung, der einheitlichen Pauschsteuer sowie den Umlagen zur Arbeitgeber- und Insolvenzgeldversicherung zusammen. Die Höhe der Abgaben richtet sich danach, ob Sie einen 450-Euro- oder einen kurzfristigen Minijobber beschäftigen.

Tipp: Sie geben im Beitragsnachweis Ihre Steuernummer an, wenn dieser die Pauschsteuer für Minijobber enthält.

Wann Sie den Beitragsnachweis einreichen

Bitte übermitteln Sie den Beitragsnachweis rechtzeitig vor Fälligkeit der Beiträge - auch dann, wenn der Einreichungstag ein Sonn- oder Feiertag ist. Trifft Ihr Beitragsnachweis verspätet ein, schätzt die Minijob-Zentrale die voraussichtliche Höhe Ihrer Beitragsschuld.

Bitte beachten Sie, dass es eine Sonderregelung zur Zahlung von Beiträgen bis maximal 7,00 Euro gibt.

Wie Sie den Beitragsnachweis übermitteln

Sie dürfen Beitragsnachweise nur elektronisch mit zugelassenen systemgeprüften Programmen oder maschinell erstellten Ausfüllhilfen übermitteln. Mehr zur elektronischen Datenübertragung erfahren Sie hier.

Ausnahmen und Hinweise zur Beitragszahlung

  • Bequemer Dauer-Beitragsnachweis bei gleichbleibenden Abgaben

    Als Arbeitgeber müssen Sie die Beiträge ihrer Minijobber an die Minijob-Zentrale melden. In der Regel übermitteln Sie dazu monatlich einen elektronischen Beitragsnachweis. Bleiben das Arbeitsentgelt Ihrer Minijobber und somit auch die Abgaben über einen längeren Zeitraum unverändert, können Sie einen Dauer-Beitragsnachweis einreichen.

    Dazu kennzeichnen Sie Ihren Beitragsnachweis als Dauer-Beitragsnachweis. Damit gilt dieser dann nicht nur für den laufenden, sondern auch für die folgenden Abrechnungsmonate – so lange, bis Sie wegen einer Änderung, z. B. des Bemessungsentgelts, einen neuen (Dauer-)Beitragsnachweis einreichen.

    Gut zu wissen

    Ein Dauer-Beitragsnachweis hat zwei entscheidende Vorteile:

    • Sie ersparen sich monatliche Datenübermittlungen und Berechnungen.
    • Ändern sich die Beitrags- oder Umlagesätze, passt die Minijob-Zentrale vorliegende Dauer-Beitragsnachweise in der Regel automatisch an.

  • Hinweis zum Eingabefeld „abzüglich Erstattung U1/U2“ auf dem Beitragsnachweis

    Wenn Sie Erstattungsbeträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) auf dem Beitragsnachweis in Abzug bringen wollen, tragen Sie in das Feld „abzüglich Erstattung U1/U2“ ausschließlich Ihre Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (U1) oder bei Schwangerschaft / Mutterschaft (U2) ein. Sonstige Beträge werden in diesem Feld nicht berücksichtigt.

    Wichtig zu wissen

    Die Arbeitgeberversicherung kann Ihre Aufwendungen aus U1 und U2 grundsätzlich nur auf Antrag und nachdem Sie die Entgeltfortzahlung an Ihren Minijobber geleistet haben

    • erstatten oder
    • mit der Beitragsschuld verrechnen.

    Tragen Sie Absetzungsbeträge nach dem AAG auf dem Beitragsnachweis ein, müssen Sie zusätzlich einen Erstattungsantrag stellen. Anderenfalls haben die Absetzungsbeträge keine Wirkung auf Ihre Beitragsschuld.

  • Besonderheit im Melde- und Beitragsverfahren bei Bezug von Mutterschaftsgeld

    Sie erstellen einen Tag vor Beginn der Mutterschutzfrist eine Unterbrechungsmeldung mit dem Abgabegrund 51. Nimmt Ihre Minijobberin die Beschäftigung nach der Unterbrechung (ohne dass das Arbeitsverhältnis beendet wurde) wieder auf, müssen Sie keine gesonderte Meldung erstellen. Der erzielte Verdienst ist Bestandteil der nächsten Jahresmeldung.


    Beschäftigen Sie außer dieser Mitarbeiterin keine weiteren Minijobber, müssen Sie ab dem Monat, der dem Beginn der Unterbrechung folgt, bis zum Ende der Mutterschutzfrist einen Dauer-Beitragsnachweis mit „Nullbeträgen“ übermitteln. Dieser wird dann für die Zeit der Mutterschutzfrist mit dem Entgelt „0“ (Euro) maschinell fortgeschrieben. 
Nach dem Ende der Unterbrechung erstellen Sie wieder Beitragsnachweise mit sämtlichen Abgaben an die Minijob-Zentrale.

  • Beitragsnachweis für Monate, in denen Sie keine Abgaben zahlen müssen

    Sie müssen auch dann einen Beitragsnachweis einreichen, wenn in einem Monat einmal keine Abgaben - z. B. wegen unbezahltem Urlaub - anfallen.

    Wichtig zu wissen

    Für diesen beitragslosen und abgabenfreien Zeitraum übermitteln Sie unbedingt einen Beitragsnachweis mit „Nullbeträgen“. Reichen Sie trotz gemeldeter Arbeitnehmer keinen Beitragsnachweis ein, schätzt die Minijob-Zentrale den Beitrag.

  • Beitragsschätzungen, wenn Sie den Beitragsnachweis nicht rechtzeitig einreichen

    Reichen Sie den Beitragsnachweis - egal aus welchem Grund - nicht rechtzeitig ein, kann die Minijob-Zentrale das für die Beitragsberechnung maßgebende Arbeitsentgelt schätzen

    § 28f Absatz 3 Satz 4 SGB IV

    und auf dieser Grundlage die Beiträge selbst berechnen sowie gegebenenfalls einziehen.

    Haben Sie eine Schätzung erhalten, dürfen Sie Ihrem Minijobber den geschätzten Beitragsanteil zur Rentenversicherung nicht vom Verdienst abziehen. Ihr Minijobber trägt nur den Anteil, der sich aus seinem tatsächlich erzielten Verdienst ergibt. Als Arbeitgeber müssen Sie deshalb, unabhängig von der Beitragsschätzung, selbst einen Original-Beitragsnachweis an die Minijob-Zentrale übermitteln.

  • Wie Sie über Beitragsschätzungen informiert werden

    Hat die Minijob-Zentrale Ihren Beitrag geschätzt, informiert sie Sie als

    • Lastschriftkunden durch den Abbuchungstext auf dem Kontoauszug oder
    • als Selbstzahler durch eine Zahlungserinnerung oder ein Mahnschreiben - soweit dem geschätzten Betrag kein mindestens gleich hoher Zahlungseingang gegenübersteht.
    Lastschriftkunden:

    Nehmen Sie am Lastschriftverfahren teil, bucht die Minijob-Zentrale den geschätzten Beitrag ab und korrigiert die Beitragsrechnung eigenständig, wenn Ihr Beitragsnachweis nachträglich eingeht. Ergibt sich ein Guthaben, wird dies im nächsten Beitragsmonat verrechnet oder auf Wunsch erstattet.

    Selbstzahler:

    Überweisen Sie Ihre Abgaben, erhalten Sie - soweit sich ein Rückstandsbetrag ergibt - eine Mahnung oder Zahlungserinnerung. Die Minijob-Zentrale weist in diesen Schreiben mit folgendem Zusatztext auf diesen Umstand hin:

    "....Bei dem rückständigen Betrag kann es sich auch um eine Beitragsschätzung gemäß § 28f Absatz 3 Satz 2 Sozialgesetzbuch - Viertes Buch - handeln. Diese ist so lange gültig, bis Sie den fehlenden Beitragsnachweis und/oder die fehlenden Meldungen zur Sozialversicherung (Abmeldungen) übermittelt haben. Sofern das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde, teilen Sie uns dies bitte mit der beigefügten Anlage zum Mahnschreiben mit...."

    Wichtig zu wissen

    Die Beitragsschätzung entbindet Sie nicht von Ihrer Verpflichtung, Beitragsnachweise zu übermitteln. Ist zwischenzeitlich kein Minijobber mehr bei Ihnen beschäftigt, so dass keine Abgaben mehr an die Minijob-Zentrale zu zahlen sind, müssen Sie unbedingt beachten, dass Sie die fehlenden arbeitnehmerbezogenen Abmeldungen nach der DEÜV übermitteln.

Wie Sie Beitragskorrekturen erfassen

Beitragskorrekturen aus Vormonaten können grundsätzlich in den aktuellen Beitragsnachweis mit einfließen. Beispielsweise können Sie zuviel gezahlte Beiträge im laufenden Beitragsnachweis verrechnen

nach den „Bedingungen der Gemeinsamen Grundsätze für die Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung“

.

Alternativ können Sie Ihren übermittelten Beitragsnachweis auch stornieren und für denselben Zeitraum einen neuen Beitragsnachweis übermitteln.

Wichtig zu wissen

Die Abgabe eines Korrektur-Beitragsnachweises ist nicht mehr zulässig.

Wenn Sie Beiträge verrechnen

Grundsätzlich können Sie zuviel gezahlte Beiträge - in voller oder teilweiser Höhe - mit den Beiträgen für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum verrechnen. Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Ihr Minijobber seinen überzahlten Beitragsanteil zur Rentenversicherung zurückerhält.

  • Verrechnung in voller Höhe

    Nur, wenn die irrtümliche Beitragszahlung nicht länger als sechs Kalendermonate zurückliegt, können Sie Ihre Beiträge in voller Höhe verrechnen. Der Minijobber muss in diesem Fall eine schriftliche Erklärung abgeben, dass

    • kein Forderungsbescheid der Rentenversicherung vorliegt,
    • er keine Leistungen der Rentenversicherung bezogen hat und
    • die gezahlten Beiträge zur Rentenversicherung nicht als freiwillige Beiträge im Konto verbleiben oder nachgezahlt werden sollen.
  • Verrechnung von Teilbeiträgen

    Nur, wenn der Zeitraum, für den Sie Beiträge zu viel gezahlt haben, nicht länger als 24 Kalendermonate zurückliegt, können Sie Teilbeiträge verrechnen.

    Haben Sie die Beiträge jedoch fälschlicherweise von einem zu hohen Verdienst berechnet, können Sie diese Beiträge nicht verrechnen, wenn dem Arbeitnehmer hieraus Geldleistungen aus der Rentenversicherung (Übergangsgeld oder Rente) gewährt wurden.


    Wichtig zu wissen

    Sie können Ihre Beiträge nicht verrechnen, wenn

    • innerhalb des Erstattungszeitraums eine Betriebsprüfung stattgefunden hat oder
    • Zinsen nach § 27 Absatz 1 SGB IV geltend gemacht werden.

    Dabei ist unerheblich, ob die Prüfung für den gesamten Erstattungszeitraum oder nur für Teile des Erstattungszeitraums stattgefunden hat. In diesen Fällen zahlt die Minijob-Zentrale zu Unrecht gezahlte Beiträge auf Ihren Antrag und/oder auf Antrag Ihres Minijobbers aus.

Was Sie bei der Verrechnung beachten müssen

Bei der Verrechnung gelten die für den jeweiligen Verrechnungszeitraum maßgeblichen Beitragssätze.

Haben Sie die Beiträge fälschlicherweise von einem zu hohen Arbeitsentgelt berechnet, ziehen Sie die neu berechneten Beiträge von den unrichtigen Beiträgen ab. Der Differenzbetrag ist der Wert für die Verrechnung.

Wichtig zu wissen

Bitte vermerken Sie die einzelnen Berichtigungen und Stornierungen in den Entgeltunterlagen und legen Sie die schriftliche Erklärung Ihres Minijobbers über nicht zwischenzeitlich in Anspruch genommene Leistungen der Rentenversicherung ebenfalls den Entgeltunterlagen bei.

Gut zu wissen

Für Arbeitsentgelte aus Minijobs wird kein Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung erhoben. Der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung für gewerbliche 450-Euro-Minijobber beträgt nach wie vor 13 Prozent des Verdienstes.

Was Sie im Falle der Insolvenz beachten müssen

Bereits seit dem 1. Januar 2017 besteht die generelle Verpflichtung, die Beitragsabrechnung ab dem Monat des Eintritts eines Insolvenzereignisses zu splitten.

  • Ausführliche Informationen zum Beitragsnachweisverfahren im Falle der Insolvenz

    Als Insolvenzereignisse gelten in diesem Zusammenhang

    • die Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder
    • die Abweisung des Antrags auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens mangels Masse oder
    • die vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit, wenn ein Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens nicht gestellt worden ist und ein Insolvenzverfahren offensichtlich mangels Masse nicht in Betracht kommt.


    Für den Monat, in dem das Insolvenzereignis eingetreten ist und für alle folgenden Monate ist eine Besonderheit zu beachten. Die Abgaben für weiterbeschäftigte und freigestellte Arbeitnehmer sind ab dem Tag des Eintritts des Insolvenzereignisses gesondert nachzuweisen. Im Normalfall tritt das Insolvenzereignis im Laufe eines Monats ein. In diesem Fall muss der Arbeitgeber bzw. der Insolvenzverwalter für diesen Kalendermonat wenigstens zwei separate Beitragsnachweis-Datensätze übermitteln. Die anfallenden Abgaben sind wie folgt anzuzeigen:

    • 1. Beitragsnachweis-Datensatz: Abgaben bis zum Tag vor Eintritt des Insolvenzereignisses.
    • 2. Beitragsnachweis-Datensatz: Abgaben ab dem Tag des Insolvenzereignisses.


    Darüber hinaus könnte sich auch für die Kalendermonate nach Ablauf des Monats des Insolvenzereignisses die Notwendigkeit ergeben, zwei Beitragsnachweis-Datensätze statt einem übermitteln zu müssen. Verfügt der Betrieb nur noch über freigestellte oder weiterbeschäftigte Arbeitnehmer, sind die Abgaben des jeweiligen Monats in einem Beitragsnachweis-Datensatz anzuzeigen. Fallen hingegen Abgaben sowohl für weiterbeschäftigte als auch für freigestellte Arbeitnehmer an, sind die Abgaben separat nachzuweisen und zwei Beitragsnachweis-Datensätze zu übermitteln.

    Die Unterscheidung von Abgaben für freigestellte und weiterbeschäftigte Arbeitnehmer ab dem Tag des Insolvenzereignisses ist nach deutschem Insolvenzrecht von großer Relevanz. Nach der Insolvenzordnung ist im Insolvenzverfahren jede Forderung einzeln danach zu beurteilen, ob sie vor oder nach dem Insolvenzereignis entstanden ist oder ob sie auf das aktive Handeln eines Insolvenzverwalters zurückzuführen ist. Im Insolvenzverfahren belegen die einzelnen Forderungen entweder als Insolvenzforderung oder als so genannte Masseverbindlichkeit unterschiedliche Ränge. In welchem Umfang im weiteren Verlauf des Verfahrens ein Ausgleich der Forderungen erfolgt, hängt maßgeblich davon ab, welchen Rang die jeweilige Forderung einnimmt. Aus diesem Grunde ist eine exakte sachliche und zeitliche Zuordnung der nachzuweisenden Gesamtsozialversicherungsbeiträge zuzüglich der Umlagen und gegebenfalls der einheitlichen Pauschsteuer im Insolvenzfall von großer Bedeutung.

    Vom 1. Januar 2018 an müssen Entgeltabrechnungsprogramme zusätzlich vorsehen, dass Abgaben für freigestellte Arbeitnehmer ab dem Tag des Insolvenzereignisses ein besonderes Kennzeichen erhalten. Dies ergibt sich aus den Gemeinsamen Grundsätzen zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung

    nach § 28b Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 SGB IV in der vom 1. Januar 2018 an geltenden Fassung

    und der dazugehörigen Datensatzbeschreibung.


    Beispiel 1

    Am 13. Februar 2018 wird per Eröffnungsbeschluss des Insolvenzgerichts das lnsolvenzverfahren gegen die XY-GmbH eröffnet und ein Insolvenzverwalter bestellt. Der Insolvenzverwalter kündigt allen Arbeitnehmern fristgerecht zum 31. März 2018 und stellt sie von der Arbeitsleistung frei.

    Ergebnis:

    Die Beitragsabrechnung für den Monat Februar 2018 ist zu splitten. Der Arbeitgeber bzw. der Insolvenzverwalter hat für den Monat Februar zwei Beitragsnachweis-Datensätze zu übermitteln. Den ersten für Abgaben, die auf Entgeltansprüche vom 1. bis zum 12. Februar 2018 entfallen. Den zweiten für Abgaben, die den Zeitraum vom 13. bis zum 28. Februar 2018 abdecken. Beim zweiten Nachweis ist im Datensatz BW02 an der Stelle 105 das Feld „KENNZEICHEN-INS-NB“ mit „1“ zu kennzeichnen, da es sich um Abgaben für freigestellte Arbeitnehmer handelt. Bei der Beitragsabrechnung für den Monat März 2018 ist hingegen nur ein Beitragsnachweis-Datensatz zu übermitteln, da ausschließlich freigestellte Arbeitnehmer beschäftigt sind (ebenfalls mit dem Kennzeichen „1“).


    Beispiel 2

    Am 13. Februar 2018 wird per Eröffnungsbeschluss des Insolvenzgerichts das lnsolvenzverfahren gegen die XY-GmbH eröffnet und ein Insolvenzverwalter bestellt. Der Insolvenzverwalter führt den Betrieb fort. Einige Arbeitnehmer werden fristgerecht zum 31. März 2018 unter Freistellung von der Arbeitsleistung gekündigt; andere Arbeitnehmer werden zunächst weiterbeschäftigt.

    Ergebnis:

    Die Beitragsabrechnung für den Monat Februar 2018 ist zu splitten. Der Arbeitgeber bzw. der Insolvenzverwalter hat für den Monat Februar 2018 insgesamt zwei Beitragsnachweis-Datensätze zu übermitteln. Den ersten für Abgaben, die auf Entgeltansprüche vom 1. bis zum 12. Februar 2018 entfallen. Für den Zeitraum vom 13. bis zum 28. Februar 2018 sind die Abgaben für die freigestellten und weiterbeschäftigten Arbeitnehmer vom Insolvenzverwalter gesondert nachzuweisen. Beim Nachweis für die freigestellten Beschäftigten ist im Datensatz BW02 an der Stelle 105 das Feld „KENNZEICHEN-INS-NB“ mit „1“ zu kennzeichnen, da es sich um Abgaben für freigestellte Arbeitnehmer handelt. Der Beitragsnachweis für die weiterbeschäftigten Arbeitnehmer ist hingegen nicht gesondert zu kennzeichnen.

    Für den Monat März 2018 gilt entsprechend, dass die Abgaben für die freigestellten und weiterbeschäftigten Arbeitnehmer getrennt nachzuweisen sind. Ab April 2018 hingegen ist nur noch ein Beitragsnachweis pro Abrechnungsmonat erforderlich, da der Betrieb nur noch über vom Insolvenzverwalter weiterbeschäftigte Arbeitnehmer verfügt.