Beitragszahlung und Fälligkeitstermine im gewerblichen Minijob

Fälligkeit der Beiträge im Minijob

Als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin im gewerblichen Bereich sind Sie verpflichtet, Ihre Minijobber bei der Minijob-Zentrale anzumelden und Abgaben für diese zu zahlen. Diese anfallenden Beiträge im Minijob sind monatlich fällig. Dabei ist es egal, ob Ihr Minijobber oder Ihre Minijobberin den Verdienst jährlich, halbjährlich oder quartalsweise erhält. 

Welche Fristen gelten für den Nachweis und die Zahlung?

Jeden Monat setzen Sie die Höhe der Beiträge für Ihre Minijobber und Minijobberinnen fest und übermitteln sie mit dem Beitragsnachweis an die Minijob-Zentrale. Der Beitragsnachweis muss uns dabei spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages des Monats (um 0:00 Uhr) vorliegen. Für den Zeitpunkt der Zahlung Ihrer Abgaben ist die Beitragsfälligkeit entscheidend. Nach dieser muss Ihre Beitragszahlung spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats bei uns eingehen. Die Nachweisfrist und die Beitragsfrist gelten jeweils für die Monate, in denen Ihr Minijobber oder Ihre Minijobberin beschäftigt ist.

Fälligkeit: Gesetzliche Regelungen im Sozialgesetzbuch

Beitragsfälligkeit von Einmalzahlungen

Zu den Einmalzahlungen im Minijob zählen beispielsweise das Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld. Erhalten Minijobber und Minijobberinnen Sonderzahlungen wie diese, gehören sie zum Verdienst. Für Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin werden die Abgaben aus einer Einmalzahlung in dem Monat fällig, in dem Sie das einmalige Arbeitsentgelt auszahlen. Das gilt auch dann, wenn Sie die Einmalzahlung erst nach dem für diesen Monat gültigen Fälligkeitstermin auszahlen.

Übermittlungs- und Fälligkeitstermine

Termine für 2023

Monat	Tag der Übermittlung des Beitragsnachweises (bis 24:00 Uhr¹)	Fälligkeitstag der Zahlung
Januar	24.	27.
Februar	21.	24.
März	26.	29.
April	23.	26.
Mai	23.	26.
Juni	25.	28.
Juli	24.	27.
August	24.	29.
September	24.	27.
Oktober	24.	27.
November	23.	28.
Dezember²	20.	27.

¹ Entspricht 0:00 Uhr des gesetzlich vorgeschriebenen fünfletzten Bankarbeitstages des Monats.

² Der 24. und 31. Dezember gelten nicht als Bankarbeitstage.

Termine für 2024

Monat	Tag der Übermittlung des Beitragsnachweises (bis 24:00 Uhr¹)	Fälligkeitstag der Zahlung
Januar	24.	29.
Februar	22.	27.
März	21.	26.
April	23.	26.
Mai	23.	28.3
Juni	23.	26.
Juli	24.	29.
August	25.	28.
September	23.	26.
Oktober	24.	29.3
November	24.	27.
Dezember²	18.	23.

¹ Entspricht 0:00 Uhr des gesetzlich vorgeschriebenen fünfletzten Bankarbeitstages des Monats.

² Der 24. und 31. Dezember gelten nicht als Bankarbeitstage.

³ Der maßgebende Tag orientiert sich am Sitz der Einzugsstelle. Der Sitz der Minijob-Zentrale befindet sich in Nordrhein-Westfalen. Dort ist der 30. Mai ein Feiertag und der 31. Oktober kein Feiertag.

So ermitteln Sie die Höhe Ihrer Beiträge im Minijob

Oft steht zum Zeitpunkt der monatlichen Beitragsfälligkeit noch nicht fest, wie hoch der endgültige Monatsverdienst Ihrer Minijobber und Minijobberinnen ist. Sie wissen demnach auch noch nicht, welche Abgaben Sie an die Minijob-Zentrale zahlen müssen. In diesem Fall können Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin zwischen zwei Varianten wählen, wie Sie die Abgaben festsetzen und zahlen möchten.

Variante 1: Berechnung der voraussichtlichen Beitragshöhe

Indem Sie die voraussichtliche Beitragshöhe berechnen, versuchen Sie der endgültigen Beitragsschuld so nahe wie möglich zu kommen. Das geht auf zwei Arten:

1. Sie berechnen die Höhe Ihrer Abgaben mit Blick auf den voraussichtlichen Verdienst Ihrer Minijobber oder Minijobberinnen im laufenden Monat. Sie ergänzen also die bereits feststehenden Entgeltansprüche am Tag Ihrer Berechnung um den Verdienst, der bis zum Monatsende noch zu erwarten ist.
2. Sie berechnen die voraussichtliche Höhe der Abgaben, indem Sie sich an den Berechnungswerten des Vormonats orientieren. Dabei berücksichtigen Sie natürlich zwischenzeitliche Änderungen bei Ihren Minijobbern und Minijobberinnen.

Eine exakte Berechnung der voraussichtlichen Beitragshöhe ist oft schwierig. Sollte es aus diesem Grund am Monatsende einen Restbeitrag geben, wird dieser im Folgemonat fällig. Auch wenn Sie zu viele Abgaben zahlen sollten, wird dies mit der nächsten Beitragsfälligkeit ausgeglichen. 

Wichtig zu wissen: Als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin ist es Ihre Aufgabe, Ihre Berechnungsgrundlagen mindestens einmal zu dokumentieren und zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.

Voraussichtlichen Beitragshöhe: Wie werden Einmalzahlungen berücksichtigt?

Die Abgaben eines einmalig gezahlten Arbeitsentgelts rechnen Sie zu den voraussichtlichen Beiträgen des Monats dazu, in dem Sie die Einmalzahlung auszahlen. Dies gilt auch dann, wenn die Einmalzahlung zwar noch im laufenden Monat, aber erst nach dem für diesen Monat geltenden Fälligkeitstermin ausgezahlt wird.

Variante 2: Vereinfachungsregel

Oftmals können Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin die voraussichtliche Beitragshöhe nicht rechtzeitig oder nur ungenau ermitteln. In diesem Fall können Sie auf die sogenannte Vereinfachungsregel zurückgreifen. Dabei weisen Sie jeweils die anfallenden Beiträge des Vormonats nach und zahlen diese. Der Ausgleich zwischen den nach dem Vormonatssoll gezahlten Abgaben und Ihrer tatsächlichen Beitragsschuld im laufenden Monat findet mit der jeweiligen Entgeltabrechnung im Folgemonat statt.

Haben Sie zu viel oder zu wenig Beiträge nachgewiesen und gezahlt, sind diese spätestens zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Sie berücksichtigen die Beiträge also bei der Beitragszahlung des Folgemonats und erhöhen oder verringern das Beitragssoll des laufenden Monats.

Wichtig zu wissen: Haben Sie sich als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin dazu entschlossen Ihre Beiträge im Minijob nach der Vereinfachungsregel zu zahlen, gilt dies für alle Einzugsstellen, an welche Sie Abgaben zahlen. 

Vereinfachungsregel: Wie werden Einmalzahlungen berücksichtigt?

Auf Abgaben aus Einmalzahlungen findet die Vereinfachungsregelung keine Anwendung. Deshalb müssen Sie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt für die Beitragsfälligkeit weiterhin in dem Monat berücksichtigen, in dem Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin die Einmalzahlung auch tatsächlich zahlen.

Vereinfachungsregel: Beispiel

Ein Arbeitgeber zahlt mittels der Vereinfachungsregel für den Zeitraum April bis Juli Abgaben aus laufendem Arbeitsentgelt und einer Einmalzahlung an die Minijob-Zentrale. Sehen Sie beispielhaft, in welcher Höhe die Beiträge im jeweiligen Abrechnungsmonat fällig werden (in Euro).

Beitragssoll Februar: 1.300 Euro

	März	April	Mai	Juni	Juli
Beitragssoll aus der Echtabrechnung (laufendes Arbeitsentgelt)	1.300	1.400	1.200	1.600	1.500
Beitragssoll aus einmalig gezahlten Arbeitsentgelt	-	-	800	-	-
Beitragssoll aus der Echtabrechnung des Vormonats	1.300	1.300	1.400	1.200	1.600
Zu-/Absetzung aus der Abrechnung des Vormonats	0	0	100	-200	400
Zusetzung von Beiträgen aus einmalig gezahltem Arbeitsentgelt	0	0	800	0	0
Fällige und nachzuweisende Beiträge insgesamt	1.300	1.300	2.300	1.000	2.000

Beitragszahlung: per Lastschrift oder Überweisung

Als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin im Gewerbe zahlen Sie monatlich – spätestens zum Zeitpunkt der Fälligkeitstermine – Ihre Abgaben an die Minijob-Zentrale. Sie können dabei wählen, ob Sie Ihre Beiträge per Lastschrift oder per Überweisung bezahlen möchten. Damit alles einfach abläuft und Sie keinen Zahlungstermin verpassen, empfehlen wir Ihnen den direkten Lastschrifteinzug.

Sonderregelung: Abgaben bis zu 7 Euro

Beträgt die Höhe Ihrer monatliche Beiträge im Minijob maximal 7 Euro, müssen Sie Ihre Beiträge nicht monatlich bezahlen. Auch eine viertel-, halb- oder jährlich Zahlung der Abgaben ist möglich. In der Regel handelt es sich hierbei um Umlagebeträge für kurzfristige Minijobber. Den gewünschten Zahlungszeitraum beantragen Sie formlos. Ihren Beitragsnachweis sowie die Zahlung Ihrer Abgaben nehmen Sie jeweils zu Beginn Ihres gewählten Zahlungszeitraums vor.

Ändert sich die Höhe Ihrer Abgaben, teilen Sie dies der Minijob-Zentrale zum Ende Ihres Zahlungszeitraums mit. Sobald Ihr monatlicher Beitrag 7 Euro übersteigt, müssen Sie Ihre Abgaben monatlich zahlen.

Ihr Beitragsnachweis im gewerblichen Minijob

Mit dem Beitragsnachweis im Minijob weisen Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin die Summe aller Abgaben nach, die in einem Kalendermonat insgesamt für Ihre Minijobber anfallen. Ihre Abgaben zahlen Sie demnach also nicht personengebunden, sondern als Gesamtbetrag.

Ihre Abgaben setzen sich aus den Beiträgen zur Kranken- und Rentenversicherung, der einheitlichen Pauschsteuer sowie den Umlagen zur Arbeitgeber- und Insolvenzgeldversicherung zusammen. Die Höhe der Abgaben richtet sich danach, ob Sie einen Minijobber mit Minijob mit Verdienstgrenze oder einen kurzfristigen Minijobber beschäftigen.

Erfahren Sie mehr über die Zusammensetzung und Höhe Ihrer Abgaben.

Wann und wie Sie den Beitragsnachweis übermitteln

Beim Einreichen Ihres Beitragsnachweises ist es wichtig, dass Sie die Übermittlungsfristen kennen und einhalten. Besonders dann, wenn die eigentliche Frist auf einen Sonntag oder Feiertag fällt. Trifft Ihr Beitragsnachweis verspätet ein, schätzt die Minijob-Zentrale die voraussichtliche Höhe Ihrer Beitragsschuld.

Ihren Nachweis übermitteln Sie mit der elektronischen Datenübertragung mittels eines systemgeprüften Programms oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen. Falls Sie kein systemgeprüftes Programm einsetzen, können Sie das SV-Meldeportal als Ausfüllhilfe nutzen und Beitragsnachweise sowie weitere Meldungen unkompliziert erstellen und an uns übermitteln. 

Alle Informationen zur elektronischen Datenübermittlung

Ihre Ausfüllhilfe SV-Meldeportal für den Beitragsnachweis

Hinweise und Tipps für Ihren Beitragsnachweis

Bequemer Dauer-Beitragsnachweis bei gleichbleibenden Abgaben

In der Regel übermitteln Sie als Arbeitgeber monatlich einen elektronischen Beitragsnachweis an die Minijob-Zentrale. Bleiben die Abgaben über einen längeren Zeitraum unverändert, können Sie einen Dauer-Beitragsnachweis einreichen. Dazu kennzeichnen Sie Ihren Nachweis entsprechend.

Ein Dauer-Beitragsnachweis gilt für den laufenden, als auch für die folgenden Abrechnungsmonate – so lange, bis Sie einen neuen (Dauer-)Beitragsnachweis einreichen.

Das sind Ihre Vorteile:

• Sie ersparen monatliche Datenübermittlungen und Berechnungen.
• Ändern sich die Beitrags- oder Umlagesätze, passen wir Ihre Nachweise in der Regel automatisch an.

Bei schwankenden Löhnen ist es nicht zulässig, einen Dauer-Beitragsnachweis einzureichen und am Jahresende eine Korrekturabrechnung zu übermitteln. Dies kann unter Umständen Säumniszuschläge nach sich ziehen.

Erstattungsbeiträge U1/U2

Wenn Sie Erstattungsbeträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AGG) auf dem Beitragsnachweis in Abzug bringen wollen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Tragen Sie in das Eingabefeld „abzüglich Erstattung U1/U2“ Ihre Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (Umlage 1) oder bei Schwangerschaft/Mutterschaft (Umlage 2) ein. Sonstige Beträge werden in diesem Feld nicht berücksichtigt.

Wichtig zu wissen: Zuerst leisten Sie die Lohnfortzahlung an Ihren Minijobber. Danach kann die Arbeitgeberversicherung Ihre Aufwendungen aus U1 und U2 auf Antrag erstatten oder mit der Beitragsschuld verrechnen.

Tragen Sie Absetzungsbeträge nach dem AAG auf dem Beitragsnachweis ein, müssen Sie zusätzlich einen Erstattungsantrag stellen. Anderenfalls haben die Absetzungsbeträge keine Wirkung auf Ihre Beitragsschuld.

Besonderheiten bei Bezug von Mutterschaftsgeld

Erwartet Ihre Minijobberin ein Kind, erstellen Sie einen Tag vor Beginn der Mutterschutzfrist eine Unterbrechungsmeldung (Abgabegrund 51). Nimmt Ihre Minijobberin die Beschäftigung nach der Unterbrechung (ohne dass das Arbeitsverhältnis beendet wurde) wieder auf, müssen Sie keine gesonderte Meldung erstellen. Der erzielte Verdienst ist Bestandteil der nächsten Jahresmeldung.

Beschäftigen Sie außer dieser Mitarbeiterin keine weiteren Minijobber und Minijobberinnen, müssen Sie ab dem Monat, der dem Beginn der Unterbrechung folgt, bis zum Ende der Mutterschutzfrist einen Dauer-Beitragsnachweis mit Nullbeträgen übermitteln. Dieser wird dann für die Zeit der Mutterschutzfrist mit dem Entgelt „0“ (Euro) maschinell fortgeschrieben. Nach dem Ende der Unterbrechung erstellen Sie wieder Beitragsnachweise mit den Gesamtabgaben.

Beitragsnachweis für abgabenfreie Monate

In einem Monat fallen gar keine Abgaben an – zum Beispiel wegen unbezahltem Urlaub? Auch dann sind Sie verpflichtet einen Beitragsnachweis einzureichen. Für diesen beitragslosen und abgabenfreien Zeitraum übermitteln Sie einen Beitragsnachweis mit Nullbeträgen. Reichen Sie trotz gemeldeter Minijobber und Minijobberinnen keinen Beitragsnachweis ein, schätzt die Minijob-Zentrale Ihren Beitrag für Ihre Minijobs.

Beitragsschätzungen der Minijob-Zentrale bei verpasster Nachweisfrist

Reichen Sie den Beitragsnachweis nicht rechtzeitig ein, kann die Minijob-Zentrale das maßgebende Arbeitsentgelt schätzen und daraufhin die Beiträge selbst berechnen sowie gegebenenfalls einziehen.

Haben Sie von uns eine Schätzung erhalten, dürfen Sie Ihrem Minijobber oder Ihrer Minijobberin den geschätzten Beitragsanteil zur Rentenversicherung nicht vom Verdienst abziehen. Ihr Minijobber trägt nur den Anteil, der sich aus seinem tatsächlich erzielten Verdienst ergibt. Als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin müssen Sie deshalb, unabhängig von der Beitragsschätzung, selbst einen Original-Beitragsnachweis an die Minijob-Zentrale übermitteln.

Benachrichtigung im Falle einer Beitragsschätzung 

Schätzt die Minijob-Zentrale Ihren Beitrag, informieren wir Sie darüber.

Nehmen Sie am Lastschriftverfahren teil, bucht die Minijob-Zentrale den geschätzten Beitrag ab und informiert Sie durch den Abbuchungstext auf dem Kontoauszug. Zudem korrigieren wir die Beitragsrechnung, wenn Ihr Beitragsnachweis nachträglich eingeht. Ergibt sich ein Guthaben, wird dies im nächsten Beitragsmonat verrechnet oder auf Wunsch erstattet.

Überweisen Sie Ihre Abgaben selbst, erhalten Sie – soweit sich ein Rückstandsbetrag ergibt – eine Mahnung oder Zahlungserinnerung. 

Wichtig zu wissen: Die Beitragsschätzung entbindet Sie nicht von Ihrer Verpflichtung, Beitragsnachweise zu übermitteln. Ist zwischenzeitlich kein Minijobber mehr bei Ihnen beschäftigt, müssen Sie die fehlenden arbeitnehmerbezogenen Abmeldungen auf elektronischem Weg übermitteln.

Beitragskorrekturen erfassen und verrechnen

Beitragskorrekturen aus Vormonaten können grundsätzlich in den aktuellen Beitragsnachweis einfließen. Beispielsweise können Sie zu viel gezahlte Beiträge im laufenden Beitragsnachweis verrechnen. Alternativ können Sie Ihren übermittelten Beitragsnachweis auch stornieren und für denselben Zeitraum einen neuen Beitragsnachweis übermitteln. Die Abgabe eines Korrektur-Beitragsnachweises ist nicht mehr zulässig.

Beiträge verrechnen: So geht's

Zu viel gezahlte Beiträge können Sie – in voller oder teilweiser Höhe – mit den Beiträgen für den laufenden Abrechnungszeitraum verrechnen. Bitte achten Sie darauf, dass Ihr Minijobber oder Ihre Minijobberin den überzahlten Beitragsanteil zur Rentenversicherung zurückerhält.

Sie können eine Verrechnung Ihrer Beiträge in voller Höhe vornehmen, wenn die irrtümliche Beitragszahlung nicht länger als sechs Monate zurückliegt. Der Minijobber oder die Minijobberin muss in diesem Fall eine schriftliche Erklärung abgeben, dass

• kein Forderungsbescheid der Rentenversicherung vorliegt
• er oder sie keine Leistungen der Rentenversicherung bezogen hat
• die gezahlten Beiträge zur Rentenversicherung nicht als freiwillige Beiträge im Konto verbleiben oder nachgezahlt werden

Eine Verrechnung von Teilbeiträgen können Sie vornehmen, wenn der Zeitraum, für den Sie zu viel gezahlt haben, nicht länger als 24 Kalendermonate zurückliegt. 

Was Sie bei der Verrechnung beachten müssen

Bei der Verrechnung gelten die für den jeweiligen Verrechnungszeitraum maßgeblichen Beitragssätze. Haben Sie die Beiträge fälschlicherweise von einem zu hohen Arbeitsentgelt berechnet, ziehen Sie die neu berechneten Beiträge von den falschen Beiträgen ab. Der Differenzbetrag ist der Wert für die Verrechnung. Wurden Ihrem Minijobber oder Ihrer Minijobberin jedoch aus dem Verdienst Geldleistungen aus der Rentenversicherung (Übergangsgeld oder Rente) gewährt, können Sie die Beträge nicht verrechnen. 

Auch in diesen Fällen können Sie Ihre zu viel gezahlten Beiträge nicht verrechnen:

• wenn innerhalb des Erstattungszeitraums eine Betriebsprüfung stattgefunden hat. In diesem Fall zahlt die Minijob-Zentrale zu Unrecht gezahlte Beiträge auf Ihren Antrag und/oder auf Antrag Ihres Minijobbers aus.
• wenn Zinsen nach § 27 Absatz 1 SGB IV geltend gemacht werden.

Weiterführende Informationen und Downloads

• Informationen zur Beitragszahlung im gewerblichen Minijob PDF, 59KB, Datei ist barrierefrei/barrierearm
• Auf den Punkt gebracht: Beiträge PDF, 1MB, Datei ist barrierefrei/barrierearm